Register of beneficial owners: imminent police verifications and risk of criminal sanctions

Since the law of 13 January 2019 introducing the register of beneficial owners (the “RBE Law”) entered into force on 1 March 2019, the Grand Ducal police, under the direction of the PPOs of the Luxembourg and Diekirch judicial districts, has been carrying out verifications of whether the entities subject to the RBE Law are complying with the obligations imposed on them.

The PPOs have now announced that, in the coming weeks, systematic verifications by the Grand Ducal police will take place across the country to check compliance with these obligations.

Reminder of obligations

The RBE Law (French only) imposes a series of obligations on registered entities (such as companies – including for the avoidance of doubt investment funds and fund managers –, economic interest groupings, associations and foundations) that are designed to ensure transparency of their ownership and control structure. These include:

• Identifying their beneficial owners, being the natural persons who ultimately own or control, directly or indirectly, the entity concerned or on whose behalf a transaction or activity of the entity concerned is being conducted.
• Registering this information with the RBE within one month after the entity concerned becomes aware of the information.
• Obtaining and storing, at the place of their registered office, the information about their beneficial owners, together with the relevant supporting documents, and carrying out all necessary updates without delay in the event of any changes.

Sanctions incurred

Breaches of the RBE Law give rise to administrative and/or criminal sanctions.

Practically speaking, this means that failure to submit a request for registration in the RBE within the time limit of 30 days constitutes a criminal offence, as is registering inaccurate or incomplete information. Such offence is punishable with a criminal fine of between EUR 1,250 and EUR 1,250,000.

Failure to obtain all the information relating to the beneficial owners and store it at the registered office can incur the same criminal sanctions.

Key points to keep in mind

• The Grand Ducal police will carry out these verifications imminently and they will cover the entire territory of Luxembourg. Entities subject to the RBE Law could therefore be subject to targeted or random verifications covering, notably, the accuracy and currency of information registered on the RBE.
• In light of current case law, criminal sanctions may apply not only to the entity itself, as a legal entity, but also to the individuals responsible for its administration or management, such as the directors and managers of the company, if any misconduct or negligence is imputable to them.

What should you do now?

Entities subject to the RBE Law are strongly recommended to carry out the following checks without delay:

1. Ensure the correct natural persons are identified as beneficial owners and are subsequently correctly registered with the RBE.
2. Verify that the information registered is accurate, complete and regularly updated.
3. Ensure the entity subject to the RBE Law is actually contactable at the place of its registered office, obtains the information about its beneficial owners, together with the relevant supporting documents, and stores it there.  

If you have concerns about whether your situation is compliant, or verifications or corrections prove to be necessary, please do not hesitate to contact the experts in our Banking & Financial Services team, which includes a dedicated RBE team that regularly assists clients with their beneficial ownership assessments. We would be glad to help you in determining your beneficial owners and rendering your entity compliant with the RBE Law. In the case of fund structures, please also inform your AML/CFT related fund experts.

Should your entity be contacted or convened by the police in the context of these verifications, we strongly recommend that you contact the experts in our Business Crime team without delay. They will be able to assist and advise you throughout the procedure.

Les parquets de Luxembourg et de Diekirch ont récemment annoncé le lancement de contrôles systématiques sur le respect des obligations liées au Registre des bénéficiaires effectifs (RBE). Les entités qui ne seraient pas en conformité s’exposent à de lourdes sanctions pénales.

Depuis l’entrée en vigueur, le 1er mars 2019, de la loi du 13 janvier 2019 instituant le Registre des bénéficiaires effectifs (loi RBE), la Police grand-ducale procède, sous la direction des parquets des arrondissements judiciaires de Luxembourg et de Diekirch, à des vérifications et contrôles quant au respect des obligations imposées aux entités assujetties.

Dans les prochaines semaines, des contrôles systématiques seront menés dans les quatre régions policières du pays. Cette annonce est un signal fort adressé aux entités qui n’auraient pas encore régularisé leur situation.

Rappel des obligations

La loi RBE  impose notamment aux entités immatriculées (telles que les sociétés – y compris, pour éviter toute ambiguïté, les fonds d’investissement et les gestionnaires de fonds, les groupements d’intérêt économique, les associations, les fondations, etc.) un ensemble d’obligations visant à assurer la transparence de leur structure de propriété et de contrôle, notamment :

• d’identifier leurs bénéficiaires effectifs, à savoir les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent directement ou indirectement l’entité concernée ;
• d’inscrire ces informations au RBE dans le délai d’un mois à partir du moment où l’entité concernée a pris connaissance de ces informations ;
• de conserver, au lieu de leur siège, toutes les informations sur leurs bénéficiaires effectifs, et de procéder sans délai aux mises à jour nécessaires en cas de modification.

Sanctions encourues

Les infractions aux dispositions de la loi RBE sont passibles de sanctions administratives ou pénales.

Constitue notamment une infraction pénale le fait de ne pas procéder à l’inscription auprès du gestionnaire du RBE dans le délai imparti de 30 jours, ou d’y inscrire des informations inexactes ou incomplètes. Une telle infraction est passible d’une amende pénale pouvant aller de 1.250 à 1.250.000 euros.

L’omission d’obtenir et de conserver à son siège l’ensemble des informations relatives à ses bénéficiaires effectifs peut entraîner les mêmes sanctions pénales.

Points clés à retenir

• Les contrôles des autorités compétentes sont imminents et couvriront l’ensemble du territoire luxembourgeois. Les entités immatriculées pourront donc faire l’objet de vérifications ciblées ou aléatoires portant notamment sur l’exactitude et l’actualité des informations inscrites au RBE.
• Au regard de la jurisprudence actuelle, les sanctions pénales sont susceptibles de s’appliquer non seulement à l’entité elle-même, en tant que personne morale, mais également aux personnes physiques responsables de son administration ou de sa gestion (e.g. les administrateurs et gérants de la société), dès lors qu’une faute ou négligence leur est imputable.

Que faire maintenant ?

Nous recommandons vivement aux entités assujetties de procéder, sans délai, aux vérifications suivantes :

1. s’assurer que leurs bénéficiaires effectifs sont dûment identifiés et enregistrés au RBE ;
2. vérifier que les informations enregistrées sont exactes, complètes et régulièrement mises à jour ;
3. s’assurer que l’entité est effectivement joignable et établie à l’adresse ou au siège social déclaré et y conserve toutes les informations sur ses bénéficiaires économiques.

En cas de doute quant à la conformité de votre situation ou si des vérifications ou corrections s’avèrent nécessaires, nous vous invitons à prendre contact avec nos experts de l’équipe Banking & Financial Services, qui comprend une équipe dédiée au RBE intervenant régulièrement pour assister les clients dans leurs analyses respectives de l’actionnariat effectif (bénéficiaires effectifs). Nous serions ravis de vous accompagner dans la détermination de vos bénéficiaires effectifs et dans la mise en conformité de votre entité avec la loi RBE. Dans le cadre de structures de fonds, nous vous recommandons également d’en informer vos experts AML/CFT en charge des fonds.

Par ailleurs, si votre entité venait à être contactée ou convoquée par la police dans le cadre de ces contrôles, nous vous recommandons vivement de vous rapprocher sans délai de nos experts de l’équipe Business Crime, qui pourront vous assister et vous conseiller tout au long de la procédure.