Teleworking: changes from 1 July 2023

The transitional period linked to the Covid-19 pandemic ends on 30 June 2023. As a result, the social security thresholds for teleworking come into effect again, with all the obligations and administrative formalities that this entails.

However, some cross-border teleworkers and their employers will be subject to new rules under the new European telework framework agreement_ signed by Luxembourg on 5 June 2023.

1. What is the purpose of the framework agreement?

The agreement aims to promote cross-border teleworking, while ensuring that teleworkers continue to be affiliated to the social security system of the country in which their employer is based. It establishes clear guidelines for teleworking in EU Member States and countries treated as such (Iceland, Liechtenstein, Norway and Switzerland).

It offers significant opportunities and advantages to cross-border workers from the signatory countries, and also has important HR and legal implications for Luxembourg employers.

2. Who can benefit from the framework agreement?

The framework agreement defines habitual cross-border telework as an activity which can be performed from any location, including the employer’s premises, and is carried out in one or more Member States other than the one where the employer’s premises are located by relying on information and communication technology. The teleworker must remain connected to the employer’s working environment in order to carry out the tasks assigned to them.

On the basis of this definition, employees must satisfy all the following conditions in order to benefit from the framework agreement:

• The country in which the employer has its registered office and the employee’s country of residence must both be signatories of the framework agreement.
• Teleworking activity performed in the employee’s country of residence must be at least 25% and less than 50% of the employee’s total working time (if the activity is less than 25% of their working time, the usual European provisions on social security coordination apply).
• It must be possible for the employee to connect to the employer’s IT infrastructure in order to ensure they complete their work.
• The employee must not carry on any other activity in their country of residence or any other country.

However, the framework agreement does not cover work activities in more than Member State or secondments.

3. What are the consequences for employers?

Employers need to take account of the following:

• Social security implications: Cross-border employees who habitually work in Luxembourg may, depending on their place of residence, be able to telework from home more often without becoming disaffiliated from the Luxembourg social security scheme. Employers’ administrative formalities in this area have been greatly simplified. Cross-border employees who telework from home and whose teleworking time exceeds the threshold set by the framework agreement will in principle be reaffiliated to the social security system of their country of residence.
• Administrative formalities: Any teleworking activity regularly carried out by an employee who is not resident in Luxembourg must be declared to the Social Security Centre (Centre commun de la sécurité sociale or CCSS). For now, declarations can be made here_. Employers will be sent a token to make their declarations online.
• Interaction with tax implications: The framework agreement only applies in relation to social security. The tax rules are governed by specific bilateral agreements and remain unchanged at present (see our summary diagram above). If these thresholds are exceeded during the year, the cross-border employee is taxable in their country of residence for the days worked outside Luxembourg.
  
  

  Given the framework agreement and with the aim of becoming more attractive to staff, local employers will certainly be looking very hard at the possibility of exceeding the tax thresholds, with the resulting consequences. This will require an assessment of the position, based on employees’ place(s) of residence.

• Contractual obligations: Employers with teleworking employees should ensure that the employment contracts of cross-border workers include specific provisions about teleworking which comply with legal and regulatory requirements, as well as with their own internal rules.
• Management of working time: It is essential that employers put in place appropriate monitoring mechanisms to track the teleworking days of cross-border workers, to be able to comply with the limits set by the framework agreement.
• Teleworking policy: The framework agreement means that local employers need to review their teleworking policies and calibrate them for each category of staff within the business (tax resident in Luxembourg, resident in another signatory to the framework agreement, and resident in a non-signatory country).

4. Which countries have signed the framework agreement?

The countries bordering Luxembourg that have signed the framework agreement are Germany, Belgium and France, thus enabling their resident employees to benefit from the new, more favourable teleworking arrangements. You can see the list of signatory countries here

5. When does the framework agreement come into effect?

The framework agreement applies from 1 July 2023. However, a transitional rule allows regular teleworking by cross-border employees from 1 July 2023 to be declared up to and including 30 June 2024.
The framework agreement is valid for five years and will be automatically renewed for the same period, unless terminated with three months’ notice or by mutual agreement of the countries concerned.

Stay tuned as we will be organising a conference on this topic in September. If you no longer receive our Newsflashes, you can subscribe to them here_

Author: Raphaëlle Carpentier and Charlotte Demangeat

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Télétravail : ce qui va changer au 1^er juillet 2023

A compter du 1er juillet 2023, de nouvelles règles en matière de sécurité sociale dans le cadre du télétravail vont s’appliquer à une partie des télétravailleurs (trans)frontaliers suite à la signature d’un accord-cadre européen [par le Luxembourg le 5 juin 2023].

La période transitoire liée à la pandémie COVID-19 expire en ce 30 juin 2023. Les seuils de sécurité sociale en matière de télétravail seront donc de nouveaux applicables, avec toutes les obligations et formalités administratives qu’ils impliquent.

Cependant, certains télétravailleurs (trans)frontaliers et leurs employeurs vont être soumis à de nouvelles règles en vertu du nouvel accord-cadre_ européen en matière de télétravail signé par le Luxembourg le 5 juin 2023.

1. Quel est l’objectif de l’accord-cadre ?

Cet accord vise à promouvoir le télétravail transfrontalier, tout en garantissant au télétravailleur de rester affilié à la sécurité sociale du pays dans lequel est établi son employeur. Il instaure des lignes directrices claires pour la pratique du télétravail dans les États membres de l’Union Européenne et les pays assimilés (l’Islande, le Liechtenstein, la Norvège et la Confédération suisse).

Il offre donc des opportunités et des avantages significatifs pour les travailleurs (trans)frontaliers des pays signataires, ainsi que des implications RH et juridiques importantes pour les employeurs luxembourgeois.

2. Qui peut bénéficier des dispositions de l’accord-cadre ?

Tout d’abord, l’accord cadre définit le télétravail transfrontalier habituel comme une activité régulière qui peut être effectuée indépendamment de la localisation géographique, aussi bien dans les locaux de l’employeur qu’en dehors, et qui est effectué dans un ou plusieurs États membres différents de celui dans lequel sont situés les locaux de l’employeur grâce aux technologies de l’information et de la communication. Le télétravailleur doit rester connecté à l’environnement de travail de l’employeur pour accomplir les tâches qui lui sont confiées.

Sur base de cette définition, pour bénéficier de l’accord-cadre, les salariés doivent remplir les conditions suivantes :

• Le pays dans lequel l’employeur à son siège statutaire et le pays de résidence du salarié doivent être signataires de l’accord-cadre ;
• L’activité de télétravail dans le pays de résidence doit se situer entre 25% et moins de 50% du temps de travail total du salarié (si l’activité est en-dessous de 25%, les dispositions européennes habituelles en matière de coordination de la sécurité sociale s’appliquent) ;
• La connexion à l’infrastructure informatique de l’employeur doit être possible afin de garantir l’exécution du travail ; et
• Le salarié ne doit pas exercer une autre activité dans son pays de résidence ou dans tout autre pays.

L’accord-cadre ne couvre par contre ni les cas de pluriactivité ni les détachements.

3. Quelles sont les conséquences pour les employeurs ?

Les employeurs doivent prendre en compte les implications suivantes découlant du nouvel accord-cadre en matière de télétravail transfrontaliers :

• Implications en matière de sécurité sociale : les salariés (trans)frontaliers qui travaillent habituellement au Luxembourg pourraient, en fonction de leur lieu de résidence, télétravailler d’avantage depuis leur domicile, sans être désaffilié du régime luxembourgeois. Les formalités administratives à charge des employeurs à cet égard sont fortement allégées. Les salariés (trans)frontaliers qui télétravaillent depuis leur domicile et dont le temps de télétravail dépasse le seuil fixé par l’accord-cadre seront en principe réaffilié à la sécurité sociale de leur pays de résidence.
• Formalités administratives : toute activité de télétravail régulièrement effectuée par un salarié ne résidant pas sur le territoire luxembourgeois devra être déclarée au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS). Les déclarations peuvent se faire temporairement ici_. Les employeurs recevront un token pour faire leurs déclarations en ligne.
• Articulation avec les implications fiscales : les nouvelles dispositions de l’accord-cadre ne s’appliquent que pour la sécurité sociale. Les dispositions fiscales sont régies par des accords bilatéraux spécifiques et ne sont pas modifiées à l’heure actuelle (voir notre schéma récapitulatif ci-dessus). Si ces seuils sont dépassés en cours d’année, le salarié (trans)frontalier devient imposable en partie dans son pays de résidence pour les jours de travail prestés en dehors du Luxembourg.
  
  

  Avec l’accord-cadre, et afin d’augmenter leur attractivité, les employeurs de la place vont certainement se questionner largement sur l’éventualité d’autoriser le dépassement de seuils fiscaux avec les conséquences liés. Un état des lieux sera alors à faire en fonction du(des) lieu(x) de résidence des salariés.

• Obligations contractuelles : Les employeurs concernés par le télétravail de leurs salariés doivent s’assurer que les contrats de travail des travailleurs (trans)frontaliers incluent des dispositions spécifiques à cet égard et sont conformes aux exigences légales et réglementaires, de même que leurs règlements intérieurs.
• Gestion du temps de travail : Il est essentiel pour les employeurs de mettre en place des mécanismes de suivi appropriés pour suivre les jours de télétravail effectués par les travailleurs (trans)frontaliers afin de respecter les limites fixées par l’accord-cadre.
• Politique de télétravail : L’accord-cadre va entrainer une revue des politiques de télétravail pour les employeurs de la place et demander un arbitrage pour chacune de populations présente au sein l’entreprise (résident fiscaux, résident hors du Luxembourg dans un pays signataire de l’accord-cadre, et résidents hors du Luxembourg dans un pays non-signataire).

4. Quels pays ont signé l’accord-cadre ?

Les pays frontaliers du Luxembourg, l’Allemagne, la Belgique et la France ont signé l’accord cadre, permettant ainsi à leurs salariés résidents de bénéficier des nouvelles dispositions plus favorables en matière de télétravail. Vous pouvez accéder à la liste des pays signataires ici_.

5. Quand l’accord-cadre sera-t-il en vigueur ?

L’accord-cadre sera applicable dès le 1er juillet 2023. Néanmoins, il prévoit une période transitoire qui permet de déclarer jusqu’au 30 juin 2024 inclus le télétravail régulier effectué par un salarié (trans)frontalier à partir du 1er juillet 2023.
Il est valable pour une période de cinq ans et sera reconduit automatiquement pour une même durée, à moins qu’il ne soit dénoncé moyennant un préavis de trois mois ou par accord mutuel des pays concernés.

Restez connecté(s) car nous organiserons une conférence à la rentrée sur ce sujet. Si vous ne recevez pas encore nos Newsflashes, vous pouvez vous abonnez ici_.

Author: Raphaëlle Carpentier and Charlotte Demangeat

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Telearbeit: Was sich zum 1. Juli 2023 ändern wird

Ab dem 1. Juli 2023 werden für einen Teil der Grenzgänger nach der Unterzeichnung eines europäischen Rahmenabkommens durch Luxemburg am 5. Juni 2023 neue Regeln für die Sozialversicherung im Rahmen der Telearbeit gelten.

Die Übergangsfrist im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie läuft am 30. Juni 2023 ab. Die Sozialversicherungsschwellenwerte für Telearbeit gelten dann wieder, mit allen damit verbundenen Verpflichtungen und Verwaltungsformalitäten.

Allerdings werden für einige Grenzgänger und ihre Arbeitgeber neue Regeln gelten, und zwar gemäß dem neuen Rahmenabkommen_zur europäischen Telearbeit, die Luxemburg am 5. Juni 2023 unterzeichnet hat.

1. Was ist das Ziel des Rahmenabkommens?

Dieses Abkommen soll die grenzüberschreitende Telearbeit fördern und gleichzeitig sicherstellen, dass der Telearbeiter weiterhin der Sozialversicherung des Landes angehört, in dem sein Arbeitgeber ansässig ist. Es führt klare Richtlinien für die Praxis der Telearbeit in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union und den gleichgestellten Ländern (Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweizerischen Eidgenossenschaft) ein.

Es bietet daher erhebliche Chancen und Vorteile für Grenzgänger aus den Unterzeichnerstaaten sowie wichtige personal- und arbeitsrechtliche Auswirkungen für luxemburgische Arbeitgeber.

2. Wer kann die Bestimmungen des Rahmenabkommens in Anspruch nehmen?

Zunächst einmal definiert das Rahmenabkommen regelmäßige grenzüberschreitende Telearbeit als eine regelmäßige Tätigkeit, die unabhängig vom geografischen Standort sowohl innerhalb als auch außerhalb der Räumlichkeiten des Arbeitgebers ausgeübt werden kann und die in einem oder mehreren anderen Mitgliedstaaten als dem, in dem sich die Räumlichkeiten des Arbeitgebers befinden, unter Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien ausgeübt wird. Der Telearbeiter muss mit der Arbeitsumgebung des Arbeitgebers verbunden bleiben, um die ihm übertragenen Aufgaben zu erfüllen.

Auf der Grundlage dieser Definition müssen Arbeitnehmer, um in den Genuss des Rahmenabkommens zu kommen, die folgenden Bedingungen erfüllen:

• Das Land, in dem der Arbeitgeber seinen satzungsmäßigen Sitz hat, und das Land, in dem der Arbeitnehmer seinen Wohnsitz hat, müssen Unterzeichner des Rahmenabkommens sein;
• Die Telearbeitstätigkeit im Wohnsitzland muss zwischen 25% und weniger als 50% der Gesamtarbeitszeit des Arbeitnehmers betragen (wenn die Tätigkeit unter 25% liegt, gelten die üblichen EU-Bestimmungen zur Koordinierung der Sozialversicherung);
• Die Verbindung zur IT-Infrastruktur des Arbeitgebers muss möglich sein, um die Ausführung der Arbeit zu gewährleisten; und
• Der Arbeitnehmer darf weder in seinem Wohnsitzland noch in einem anderen Land eine andere Tätigkeit ausüben.

Das Rahmenabkommen deckt hingegen weder Fälle von Mehrfachbeschäftigung noch von Entsendungen ab.

3. Was sind die Folgen für Arbeitgeber?

Arbeitgeber sollten die folgenden Auswirkungen berücksichtigen, die sich aus dem neuen Rahmenabkommen für grenzüberschreitende Telearbeit ergeben:

• Auswirkungen auf die Sozialversicherung: Grenzgänger, die normalerweise in Luxemburg arbeiten, könnten je nach Wohnort vorteilhaft von zu Hause aus Telearbeit verrichten, ohne aus dem luxemburgischen Sozialversicherungssystem ausgegliedert zu werden. Die diesbezüglichen Verwaltungsformalitäten zu Lasten der Arbeitgeber werden stark vereinfacht. Grenzgänger, die von zu Hause aus telearbeiten und deren Telearbeitszeit den im Rahmenabkommen festgelegten Schwellenwert überschreitet, werden grundsätzlich wieder bei der Sozialversicherung ihres Wohnlandes angemeldet.
• Verwaltungsformalitäten: Jede Telearbeitstätigkeit, die regelmäßig von einem Arbeitnehmer durchgeführt wird, der nicht auf luxemburgischem Hoheitsgebiet wohnt, muss beim Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) gemeldet werden. Die Meldungen können vorübergehend hier vorgenommen_ werden. Arbeitgeber erhalten ein Token, mit dem sie ihre Meldungen online vornehmen können.
• Zusammenhang mit den steuerlichen Auswirkungen: Die neuen Bestimmungen des Rahmenabkommens gelten nur für die Sozialversicherung. Die steuerlichen Bestimmungen werden durch spezifische bilaterale Abkommen geregelt und bleiben derzeit unverändert (siehe unser zusammenfassendes Schema oben). Wenn diese Schwellenwerte im Laufe des Jahres überschritten werden, wird der Grenzgänger für die außerhalb Luxemburgs geleisteten Arbeitstage teilweise in seinem Wohnsitzland steuerpflichtig.
  
  

  Um ihre Attraktivität zu steigern, werden sich die Arbeitgeber in der Region mit der Frage beschäftigen, ob sie die Überschreitung von Steuergrenzen und die damit verbundenen Konsequenzen zulassen. In diesem Fall wird eine Bestandsaufnahme in Abhängigkeit vom Wohnort der Arbeitnehmer vorgenommen werden müssen.

• Vertragliche Verpflichtungen: Arbeitgeber, die von der Telearbeit ihrer Beschäftigten betroffen sind, müssen sicherstellen, dass die Arbeitsverträge der Grenzgänger spezielle Bestimmungen hierzu enthalten und den gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen, ebenso wie ihre Betriebsordnungen.
• Arbeitszeitmanagement: Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Arbeitgeber geeignete Überwachungsmechanismen einführen, um die von Grenzgängern geleisteten Telearbeitstage zu verfolgen, damit die im Rahmenabkommen festgelegten Grenzen eingehalten werden.
• Telearbeitspolitik: Das Rahmenabkommen wird eine Überprüfung der Telearbeitspolitik der Arbeitgeber vor Ort zur Folge haben und eine Entscheidung für jede der im Unternehmen vertretenen Bevölkerungsgruppen (steuerlich Ansässige, außerhalb Luxemburgs in einem Unterzeichnerstaat Ansässige, und außerhalb Luxemburgs in einem Nicht-Unterzeichnerstaat Ansässige) erfordern.

4. Welche Länder haben das Rahmenabkommen unterzeichnet?

Die an Luxemburg angrenzenden Ländern Deutschland, Belgien und Frankreich haben das Rahmenabkommen unterzeichnet, wodurch ihre ansässigen Arbeitnehmer von den neuen, günstigeren Bestimmungen zur Telearbeit profitieren können. Sie können hier auf die Liste der Unterzeichnerländer_ zugreifen.

5. Wann wird das Rahmenabkommen in Kraft treten?

Das Rahmenabkommen wird ab dem 1. Juli 2023 gelten. Dennoch sieht es eine Übergangsfrist vor, die es ermöglicht, bis einschließlich 30. Juni 2024 regelmäßige Telearbeit zu melden, die von einem Grenzgänger ab dem 1. Juli 2023 geleistet wird.
Es gilt für einen Zeitraum von fünf Jahren und wird automatisch für denselben Zeitraum verlängert, wenn es nicht mit einer Frist von drei Monaten oder im gegenseitigen Einvernehmen der betroffenen Länder gekündigt wird.

Bleiben Sie dran, denn wir werden im Herbst eine Konferenz zu diesem Thema veranstalten. Wenn Sie unsere Newsflashes noch nicht erhalten, können Sie sich hier abonnieren_.

Author: Raphaëlle Carpentier and Charlotte Demangeat