New workplace obligations starting 15 January 2022

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Amid an epidemiological situation considered ‘very worrying’ by the Luxembourg Ministry of Health, bill of law no. 7924 further amending the law of 17 July 2020 on measures to combat the COVID-19 pandemic was voted on and passed by the Chamber of Deputies on 16 December 2021.

Alongside the reinforcement of specific CovidCheck obligations for facilities open to the public, gatherings, protests and events, as well as certain sectors, a number of significant impacts affecting how all companies in Luxembourg function will flow from this law (the “Law”). Soon to be published in the Mémorial, the Law introduces new measures that will apply from 15 January 2022 and imposes a ‘3G’ CovidCheck regime at work.

In principle, the following main measures should apply as of 15 January 2022:

• All employees, public servants and self-employed persons will need to be able to show a certificate bearing a valid QR code at their workplace.[1] According to the Law, this may be any of the following:
  • a vaccination certificate,
  • a valid certificate of recovery,
  • a negative COVID-19 test result[2] (a PCR test no more than 48 hours old or a rapid antigen test no more than 24 hours old),
  • a medical certificate of exemption from vaccination against COVID-19 and a negative COVID-19 test result (a PCR test no more than 48 hours old, a rapid antigen test no more than 24 hours old or a self-test taken on the spot).
    
    
• According to the Law, in the event of refusal or failure to show a valid certificate, the employee will ‘not be permitted to enter the workplace’ (pas le droit d’accéder à son lieu de travail).
  
  
• Employers will be responsible for monitoring compliance with this obligation (a task they may delegate to external service providers or designated employees), and will have to verify the identity of certificate holders.
  
  
• Employers would, in principle, be permitted to perform this monitoring at any time, without obliging employees, public servants and self-employed persons to show their certificates upon arrival at their workplace and on each entry.
  
  
• To facilitate monitoring, employers will be allowed to compile a list of the names and certificate validity periods of the vaccinated and recovered employees who have voluntarily consented to being put on the list. Access to such lists should be restricted and the lists should, in principle, be destroyed after 28 February 2022.
  
  
• Subject to employer authorisation, employees who do not comply with the obligation to show a valid certificate will have the option of taking their statutory or contractual recreational leave. If the employer does not authorise this or if the employee does not wish to take leave, they will automatically lose their remuneration for the hours not worked.
  
  
• Under no circumstances can failure to show a valid certificate constitute grounds for dismissal or disciplinary action. Employment contract termination in such a scenario will be null and void. For such cases, the Law provides for a specific judicial procedure by which the dismissed employee can apply to the President of the Labour Court (Président du Tribunal du Travail) for an urgent ruling to declare the dismissal null and void and to order that the employment contract be maintained.
  
  
• The Labour and Mines Inspectorate (Inspection du Travail et des Mines) will be responsible for monitoring the compliance of employees with these obligations. The Law provides for the following sanctions:
  • a fine of EUR 500 to EUR 1,000 in the event of the employee’s failure to comply,
  • a fine of up to EUR 4,000 if the employer fails to comply with its own monitoring obligation.
    
    

According to the Law, the above measures will apply from 15 January 2022 to 28 February 2022.

[1] For the purposes of the Law, the term ‘workplace’ (lieu de travail) does not include teleworking locations.

[2] Under the Law, employers do not bear the cost of tests.

Disclaimer: In order to quickly provide employers with practical information allowing them to comply with their obligations by 15 January 2022, this content was prepared on the basis of bill no. 7924 as commented, debated and voted on in the Chamber of Deputies on 16 December 2021. Readers should note that the final version of the Law is not official as of the time of this publication, and that the Law ultimately published may contain additional nuance that should be taken into account.

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Nouvelles obligations sur le lieu de travail à compter du 15 janvier 2022

C’est dans une situation épidémiologique considérée comme « très préoccupante » par le Ministère de la Santé luxembourgeois, que le projet de loi n°7924 portant notamment modification de la loi modifiée du 17 juillet 2020 sur les mesures de lutte contre la pandémie Covid-19 a été voté et approuvé à la Chambre des députés en date du 16 décembre 2021.

En sus d’obligations spécifiques renforcées en matière de CovidCheck pour les établissements accueillant du public, rassemblements, manifestations et évènements ou de certains secteurs, la loi prochainement publiée au Mémorial, qui introduira de nouvelles mesures applicables à compter du 15 janvier 2022 et qui rendra obligatoire le régime dit CovidCheck 3G au travail (ci-après la « Loi ») aura plusieurs incidences notables sur le fonctionnement de l’ensemble des entreprises situées au Luxembourg.

Ainsi, à compter du 15 janvier 2022, les mesures suivantes devront en principe s’appliquer :

• Chaque salarié, agent public ou travailleur indépendant devra obligatoirement être en mesure de présenter sur son lieu de travail[1] un certificat muni d’un QR code valide. D’après la Loi, il pourra s’agir :
  • soit d’un certificat de vaccination,
  • soit d’un certificat de rétablissement en cours de validité,
  • soit du résultat d’un test Covid-19 négatif[2] (à.d. test PCR de maximum 48 heures ou test antigénique rapide de maximum 24 heures),
  • soit d’un certificat de contre-indication à la vaccination contre la Covid-19 et du résultat d’un test Covid-19 négatif (test PCR de maximum 48 heures, test antigénique rapide de maximum 24 heures ou autotest à réaliser sur place).
    
    
• D’après la Loi, en cas de refus ou d’impossibilité de présenter un certificat valable, le salarié n’aura « pas le droit d’accéder à son lieu de travail ».
  L’employeur sera responsable du contrôle de cette obligation (qu’il peut déléguer à des prestataires externes ou à des salariés désignés) et devra s’assurer de l’identité des titulaires des certificats concernés.
  
  
• Ce contrôle de l’employeur pourrait en principe être opéré à tout moment sans que les salariés, agents publics ou travailleurs indépendants ne soient obligés de présenter leur certificat dès l’arrivée à leur lieu de travail et à chaque entrée.
  
  
• Dans l’optique de faciliter les vérifications, il sera possible pour les employeurs de dresser une liste contenant les noms et durées des certificats des salariés vaccinés ou rétablis ayant volontairement donné leur consentement pour y être inscrits. L’accès au contenu des listes devra être limité et lesdites listes devront en principe être détruites après le 28 février 2022.
  
  
• Le salarié qui ne se conformera pas à l’obligation de présenter un certificat valable aura, sous réserve de l’accord de son employeur, la possibilité de prendre des jours de congé de récréation légaux ou conventionnels. En l’absence d’accord de l’employeur ou si le salarié ne souhaite pas prendre de congé, il perdra de plein droit la partie de sa rémunération correspondant aux heures de travail non-prestées.
  
  
• La non-présentation d’un certificat valable ne pourra en aucun cas constituer un motif de licenciement ou de sanction disciplinaire. La résiliation du contrat de travail dans un tel contexte sera nulle et sans effet. A ce titre, la Loi prévoit une procédure judiciaire spécifique pour que le salarié licencié puisse demander au Président du Tribunal du Travail, statuant d’urgence, de constater la nullité du licenciement et d’ordonner le maintien du contrat de travail.
  
  
• L’inspection du Travail et des Mines sera en charge de veiller au contrôle de ces obligations par les salariés et la Loi prévoit les sanctions suivantes :
  • une amende de EUR 500,- à EUR 1.000,- en cas de manquement du salarié,
  • une amende de EUR 4.000,- maximum en cas de manquement de l’employeur à son obligation de contrôle.
    
    

D’après la Loi, les mesures susmentionnées seront applicables du 15 janvier 2022 au 28 février 2022.

[1] Au sens de la Loi, l’expression « lieu de travail » ne vise pas le lieu de télétravail.

[2] Les tests ne seront pas à la charge de l’employeur d’après la Loi.

Avertissement : afin de prodiguer une information rapide et pratique aux employeurs pour qu’ils puissent se conformer à leurs obligations d’ici le 15 janvier 2022, le présent contenu a été élaboré sur base du projet de loi n°7924 tel que commenté, débattu et soumis au vote à la Chambre des députés en date du 16 décembre 2021. L’attention du lecteur est attirée sur le fait que la version définitive de la loi n’a pas été rendue officielle au moment de la diffusion de la présente publication et que la loi telle que publiée pourrait contenir certaines subtilités supplémentaires à prendre en compte par la suite.

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Neue Verpflichtungen am Arbeitsplatz ab dem 15. Januar 2022

In einer epidemiologischen Situation, die vom luxemburgischen Ministerium für Gesundheit als „sehr besorgniserregend“ eingestuft wird, kam der Gesetzentwurf Nr. 7924 zur Änderung des geänderten Gesetzes vom 17. Juli 2020 zur Einführung einer Reihe von Maßnahmen zur Bekämpfung der COVID-19-Pandemie am 16. Dezember 2021 in der Abgeordnetenkammer zur Abstimmung und wurde verabschiedet.

Zusätzlich zu den verschärften spezifischen CovidCheck-Verpflichtungen für Einrichtungen mit Publikumsverkehr, Versammlungen, Kundgebungen und Veranstaltungen oder für bestimmte Branchen wird das demnächst im Amtsblatt veröffentlichte Gesetz, das neue, ab dem 15. Januar 2022 geltende Maßnahmen einführt und das System mit der Bezeichnung CovidCheck 3G am Arbeitsplatz verpflichtend vorschreibt (nachstehend das „Gesetz“), mehrere bedeutende Folgen für die betrieblichen Abläufe aller in Luxemburg ansässigen Unternehmen haben.

So gelten ab dem 15. Januar 2022 im Prinzip die folgenden Maßnahmen:

• Jeder Arbeitnehmer, öffentliche Bedienstete oder Selbstständige muss an seinem Arbeitsplatz[1] ein Zertifikat mit einem gültigen QR-Code vorweisen können. Dem Gesetz zufolge kann es sich dabei um folgende Dokumente handeln:
  • entweder eine Impfbescheinigung,
  • oder eine gültige Genesungsbescheinigung,
  • oder das Ergebnis eines negativen Covid-19-Tests[2] ( h. eines PCR-Tests, der nicht älter als 48 Stunden ist, oder eines Antigen-Schnelltests, der nicht älter als 24 Stunden ist), oder
  • eine Bescheinigung über die Kontraindikation einer Impfung gegen Covid-19 und das Ergebnis eines negativen Covid-19-Tests (PCR-Test, nicht älter als 48 Stunden, Antigen-Schnelltest, nicht älter als 24 Stunden, oder Selbsttest, der vor Ort durchzuführen ist).
    
    
• Das Gesetz verbietet einem Arbeitnehmer, wenn er sich weigert oder nicht in der Lage ist, ein gültiges Zertifikat vorzulegen, „seinen Arbeitsplatz zu betreten“.
  
  
• Der Arbeitgeber ist für die Überwachung dieser Pflicht verantwortlich (die er an externe Dienstleister oder an von ihm beauftragte Arbeitnehmer delegieren kann) und muss die Identität der Inhaber der betreffenden Zertifikate überprüfen.
  
  
• Diese Kontrolle könnte durch den Arbeitgeber im Prinzip jederzeit erfolgen, ohne dass Arbeitnehmer, öffentliche Bedienstete oder Selbstständige verpflichtet wären, ihre Zertifikate bei der Ankunft am Arbeitsplatz und bei jedem Zutritt vorzulegen.
  
  
• Um die Überprüfung zu erleichtern, können Arbeitgeber eine Liste mit den Namen und der Gültigkeitsdauer der Zertifikate der geimpften oder genesenen Arbeitnehmer erstellen, die freiwillig ihre Zustimmung zur Aufnahme in die Liste gegeben haben. Der Zugang zum Inhalt der Listen ist zu beschränken und die Listen müssen grundsätzlich nach dem 28. Februar 2022 vernichtet werden.
  
  
• Arbeitnehmer, die der Verpflichtung zur Vorlage einer gültigen Bescheinigung nicht nachkommen, haben vorbehaltlich der Zustimmung ihres Arbeitgebers die Möglichkeit, gesetzliche oder tarifliche Erholungsurlaubstage zu nehmen. Liegt keine Zustimmung des Arbeitgebers vor oder möchte der Arbeitnehmer keinen Urlaub nehmen, verliert er von Rechts wegen den Teil seiner Vergütung, der den nicht geleisteten Arbeitsstunden entspricht.
  
  
• Die Nichtvorlage eines gültigen Zeugnisses kann in keinem Fall ein Grund für eine Entlassung oder eine Disziplinarmaßnahme sein. Die Kündigung des Arbeitsvertrags in diesem Zusammenhang ist nichtig und unwirksam. Für diesen Fall sieht das Gesetz ein spezielles gerichtliches Verfahren vor, bei dem der gekündigte Arbeitnehmer beim Präsidenten des Arbeitsgerichts beantragen kann, die Nichtigkeit der Kündigung festzustellen und die Aufrechterhaltung des Arbeitsvertrags anzuordnen, worüber dieser im Eilverfahren entscheidet.
  
  
• Das Gewerbe- und Grubenaufsichtsamt ist dafür zuständig, die Einhaltung dieser Verpflichtungen durch die Arbeitnehmer zu überwachen, und das Gesetz sieht folgende Sanktionen vor:
  • eine Geldstrafe von EUR 500,- bis EUR 1.000,- bei einem Verstoß durch den Arbeitnehmer,
  • eine Geldstrafe von bis zu EUR 4.000,-, wenn der Arbeitgeber seiner Kontrollpflicht nicht nachkommt.
    
    

Nach dem Gesetz gelten die oben genannten Maßnahmen vom 15. Januar 2022 bis zum 28. Februar 2022.

[1] Im Sinne des Gesetzes bezieht sich der Begriff „Arbeitsplatz“ nicht auf einen Telearbeitsplatz.

[2] Die Tests gehen gemäß Gesetz nicht zu Lasten des Arbeitgebers.

Disclaimer: Um den Arbeitgebern schnell praktische Informationen zur Verfügung zu stellen, damit sie ihren Verpflichtungen bis zum 15. Januar 2022 nachkommen können, wurde dieser Inhalt auf der Grundlage des Gesetzentwurfs Nr. 7924 erstellt, der am 16. Dezember 2021 in der Abgeordnetenkammer kommentiert, debattiert und abgestimmt wurde. Bitte beachten, dass die endgültige Fassung des Gesetzes zum Zeitpunkt dieser Veröffentlichung noch nicht offiziell ist und dass das letztendlich veröffentlichte Gesetz zusätzliche Nuancen enthalten kann, die berücksichtigt werden sollten.

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