Meal voucher reform: in force imminently

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The revamp of meal vouchers in Luxembourg will have major repercussions for businesses. The aim is to modernise the meal voucher scheme and make it more effective for both employees and employers.

The main purpose of meal vouchers is to enable employees to eat during their lunch break. To take advantage of the tax exemption, two conditions in particular must be satisfied:

• the business does not have a staff canteen; and
  
  
• (ii) the employee does not receive a flat-rate reimbursement of work expenses in the form of a daily allowance.

Meal vouchers are a widespread and popular benefit, as they are exempt from tax under certain conditions. However, with inflation, the digitalisation of society and changing market practice, it became clear that the meal voucher scheme was no longer meeting its objectives and the time had come to modernise its use and make it more efficient.

Hence, in accordance with the previous government’s coalition agreement, the tax regime for meal vouchers was radically overhauled in September 2023 by two Grand Ducal regulations dated 25 September 2023 [1].

The changes come into force on 1 January 2024.

1. Key aspects of the reform

The highlights are as follows:

	Increase in face value: the maximum face value of meal vouchers increases from EUR 10.80 to EUR 15, offering employees an additional financial benefit. However, employers are under no obligation to increase this nominal value or indeed to provide meal vouchers at all to their employees.
	Increase in tax-exempt amount: the maximum tax-exempt value of meal vouchers increases from EUR 8 to EUR 12.20, while the employee contribution remains fixed at EUR 2.80 to maximise the impact.
	Digitisation of meal vouchers: meal vouchers will now have to be issued and used in digital form to simplify administrative procedures for businesses and employees. However, they continue to be valid for 12 months.

	Use of meal vouchers:
		Concept of “meal”: in response to changing eating habits, the definition of “meal” has been extended to include food purchases from restaurants or retailers affiliated to one of the companies issuing the meal vouchers.
		Concept of “working day”: it is now legally possible to use meal vouchers at the end of the day, at weekends or during holidays, unlike before when, strictly, they could only be used during the lunch break.
	Limit on number of meal vouchers that can be used per day: the limit on the number of meal vouchers that can be used per day has been increased to five (i.e. EUR 75 per day if the employee receives meal vouchers worth EUR 15 each).

 

2. Impact on businesses

For businesses, this reform represents a step forward, offering simplified administrative procedures due to the digitisation of meal vouchers and greater attractiveness thanks to the increase in the tax-exempt amount. However, employers are under no obligation to provide their employees with meal vouchers or to increase their face value following the entry into force of the new provisions. 

Digitisation will be gradual and the transition will be complete by 31 December 2024 at the latest. Note that the limit on the number of meal vouchers that can be used per day will apply to all meal vouchers, whether in paper or digital format.

3. Recommended actions:

• • Communicate with employees: inform your employees of the changes so as to ensure a smooth transition and answer any questions they may have.
    
    
  • Update internal policies: if necessary, update your internal benefits policies to reflect the reforms.
    
    
  • Verify employee tax treatment: check that your business has adopted a compliant tax treatment of this benefit for your employees.
    
    

Our  Employment, Pensions & Benefits team is available to discuss how these changes may impact your business and assist you in implementing the new provisions_

 

Author: Raphaelle Carpentier

 

[1] Grand Ducal regulation of 25 September 2023 amending the amended Grand Ducal regulation of 28 December 1990 implementing Article 104, paragraph 3 of the law of 4 December 1967 on income tax (determination of the average value of remuneration in kind with regard to tax on salaries) (Mémorial A No. 622 of 27 September 2023) and Grand Ducal regulation of 25 September 2023 amending the amended Grand Ducal regulation of 29 December 1986 implementing Article 115, number 21 of the law on income tax (Mémorial A No. 621 of 27 September 2023).

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Réforme des chèques-repas : entrée en vigueur imminente

Au 1^er janvier 2024, la réforme des chèque repas entrera en vigueur et viendra modifier substantiellement le modèle existant.

La réforme des chèques repas au Luxembourg va avoir des répercussions importantes pour les entreprises. Cette réforme vise en effet à moderniser le régime des chèques repas et à en améliorer l’efficacité, tant pour les salariés que pour les employeurs.

Les chèques-repas ont pour but principal de permettre aux salariés de se restaurer pendant la pause déjeuner. Pour tirer profit de l’exemption fiscale, deux conditions doivent notamment être respectées : l’entreprise ne doit pas disposer d’une cantine d’entreprise et le salarié ne doit pas déjà bénéficier d’un remboursement forfaitaire de ses frais professionnels sous la forme d’une indemnité journalière. Les chèques repas sont un avantage largement répandu et plébiscité puisqu’ils sont exemptés d’impôt sous certaines conditions. Or, avec l’inflation, la digitalisation de la société et la pratique du marché, il a été constaté que le régime des chèques-repas ne répondait plus à ses objectifs et qu’il était temps d’en moderniser l’utilisation et d’en améliorer l’efficacité.

Ainsi, et conformément à l’accord de coalisation du précédent gouvernement, le régime fiscal des chèques repas a été drastiquement réformé en septembre 2023 par deux règlements grand-ducaux du 25 septembre 2023 [1].

Ces nouveautés entreront en vigueur le 1^er janvier 2024.

 

1. L’essentiel de la réforme

Pour rappel, les points essentiels de cette réforme sont les suivants :

	Augmentation de la valeur faciale : la valeur faciale maximale du chèque repas passe de 10,80 EUR à 15 EUR offrant ainsi un avantage financier supplémentaire aux salariés. Il n’y a toutefois pas d’obligations pour les employeurs d’augmenter cette valeur nominale ou d’octroyer des chèques repas à leurs salariés.
	Augmentation du montant fiscal exempté : la valeur maximale d’exemption des chèques repas passe de 8 EUR à 12,20 EUR, alors que la contribution du salarié reste fixée à 2,80 EUR pour en maximiser les effets.
	Digitalisation des chèques repas : les chèques repas devront désormais être émis et utilisés sous forme numérique afin de simplifier les démarches administratives pour les entreprises et les salariés. Ils restent toutefois valides 12 mois.

	Modalités d’utilisation :
		Notion de repas : En réponse à l’évolution des habitudes alimentaires, la définition du repas a été étendue pour englober également les achats alimentaires auprès des restaurateurs ou commerçants affiliés à une des sociétés émettant des chèques repas.
		Notion de journée de travail : Il est dorénavant légalement possible d’utiliser les chèques repas en fin de journée, le week-end ou pendant ses congés contrairement à auparavant où il fallait en théorie les utiliser sur la pause du midi uniquement.

Limitation du nombre de chèques repas utilisables par jour : La limite de chèques repas utilisables par jour est étendue à cinq (soit 75 EUR par jour si le salarié reçoit des chèques repas d’un montant de 15 EUR).

2. Impacts pour les entreprises

Pour les entreprises, la réforme des chèques repas représente une avancée, avec notamment une simplification des démarches administratives, grâce à la digitalisation des chèques repas et une attractivité accrue du fait de l’augmentation du montant exempté d’impôt. Nous rappelons qu’il n’existe aucune obligation pour les employeurs d’octroyer des chèques repas à leurs salariés ou d’en augmenter la valeur faciale à la suite de l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions concernant les chèques repas. 

Concernant la digitalisation, celle-ci sera progressive et la transition sera complète au plus tard le 31 décembre 2024. À noter que la limitation du nombre de chèques repas utilisables par jour s’appliquera à tous les chèques repas, qu’ils soient au format papier ou numérique.

 

3. Actions recommandées

• • Communication aux salariés : Informez vos salariés des changements pour garantir une transition en douceur et répondre à leurs questions éventuelles.
    
    
  • Mise à jour des politiques internes : Si nécessaire, mettez à jour vos politiques internes liées aux avantages sociaux pour refléter ces modifications.
    
    
  • Vérification des enjeux en matière de fiscalité des salariés : N’hésitez pas à vérifier la conformité de l’approche fiscale adoptée au regard de cet avantage pour vos salariés.
    
    

Notre équipe  Employment, Pensions & Benefits est à votre disposition pour discuter de la manière dont ces changements peuvent impacter votre entreprise et vous assister dans la mise en œuvre de ces nouvelles dispositions_

Author: Raphaelle Carpentier

 

[1] Règlement grand-ducal du 25 septembre 2023 modifiant le règlement grand-ducal modifié du 28 décembre 1990 portant exécution de l’article 104, alinéa 3 de la loi du 4 décembre 1967 concernant l’impôt sur le revenu (fixation de la valeur moyenne des rémunérations en nature en matière d’impôt sur les salaires). (Mémorial A N° 622 du 27 septembre 2023) et règlement grand-ducal du 25 septembre 2023 modifiant le règlement grand-ducal modifié du 29 décembre 1986 portant exécution de l’article 115, numéro 21 de la loi concernant l’impôt sur le revenu. (Mémorial A N° 621 du 27 septembre 2023).

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 Neuregelung bei Essensgutscheinen

Zum 1. Januar 2024 tritt die Neuregelung bei den Essensgutscheinen (chèques-repas) in Kraft. Das bisherige Modell wird damit grundlegend geändert.

Die Neuregelung bei den Essensgutscheinen in Luxemburg wird für Unternehmen erhebliche Auswirkungen haben. Mit der Reform sollen das System der Essensgutscheine modernisiert und die Effizienz für Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber verbessert werden.

Essensgutscheine dienen vor allem dazu, dass Arbeitnehmer sich während der Mittagspause verpflegen können. Um in den Genuss der Steuerbefreiung zu kommen, müssen vor allem zwei Bedingungen erfüllt sein: Das Unternehmen darf keine Kantine haben und der Arbeitnehmer darf keine andere pauschale Erstattung seiner Verpflegungskosten in Form eines Tagegeldes erhalten. Essensgutscheine sind weit verbreitet und sehr beliebt, da sie unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sind. Angesichts der Inflation, der Digitalisierung der Gesellschaft und der Marktgepflogenheiten hat sich allerdings herausgestellt, dass die Ziele des Systems nicht mehr erreicht werden und es Zeit für eine Modernisierung bei der Nutzung und eine Optimierung der Effizienz ist.

Im Einklang mit dem Koalitionsvertrag der vorherigen Regierung wurde deshalb die Steuerregelung für die Essensgutscheine im September 2023 durch zwei großherzogliche Verordnungen vom 25. September 2023 drastisch verändert [1].

Die Neuregelung tritt zum 1. Januar 2024 in Kraft.

1. Kernpunkte der Neuregelung

Zur Erinnerung hier noch einmal die wichtigsten Punkte der Neuregelung:

	Erhöhung des Nennwertes: Der Nennwert der Essensgutscheine wird von 10,80 EUR auf 15 EUR angehoben. Für Arbeitnehmer entsteht so ein zusätzlicher finanzieller Vorteil. Für Arbeitgeber besteht allerdings keine Pflicht, diesen Nennwert tatsächlich zu erhöhen oder grundsätzlich Essensgutscheine an ihre Arbeitnehmer auszugeben.
	Erhöhung des Steuerfreibetrags: Der maximale Steuerfreibetrag der Essensgutscheine wird von 8 EUR auf 12,20 EUR erhöht. Im Hinblick auf eine maximale Wirkung bleibt der Arbeitnehmerbeitrag allerdings bei 2,80 EUR.
	Digitalisierung der Essensgutscheine: Die Essensgutscheine werden fortan in digitaler Form ausgestellt und verwendet, um so den Verwaltungsaufwand für Unternehmen und Arbeitnehmer zu vereinfachen. Die Gutscheine sind weiterhin 12 Monate gültig.

	Nutzungsmodalitäten:
		Definition von „Mahlzeit“: Als Reaktion auf die veränderten Ernährungsgewohnheiten wurde die Definition des Begriffs „Mahlzeit“ erweitert, um so auch Käufe von Nahrungsmitteln bei Gastronomen oder Händlern zu ermöglichen, die mit einem der Unternehmen, die Essensgutscheine ausstellen, verbunden sind.
		Definition von „Arbeitstag“: Künftig ist es rechtlich zulässig, die Essensgutscheine am Ende des Tages, am Wochenende oder während des Urlaubs zu nutzen. Bisher konnten sie in der Theorie lediglich während der Mittagspause genutzt werden.

Begrenzung der pro Tag verwendbaren Essensgutscheine: Die Zahl der pro Tag verwendbaren Essensgutscheine wurde auf fünf angehoben (z.B. 75 EUR pro Tag, wenn der Arbeitnehmer Essensgutscheine im Wert von 15 EUR erhält).

2. Auswirkungen für Unternehmen

Für Unternehmen bedeutet die Neuregelung bei den Essensgutscheinen einen Fortschritt, vor allem aufgrund der Vereinfachung des Verwaltungsaufwands im Zuge der Digitalisierung der Gutscheine. Dank der Anhebung des Steuerfreibetrags werden die Gutscheine außerdem attraktiver. Wir weisen nochmals darauf hin, dass Arbeitgeber nach Inkrafttreten der neuen Bestimmungen zu den Essensgutscheinen nicht dazu verpflichtet sind, Essensgutscheine an ihre Arbeitnehmer auszugeben oder den Nennwert der Gutscheine anzuheben. 

Die Digitalisierung wird phasenweise vollzogen. Spätestens am 31. Dezember 2024 wird der Umstieg abgeschlossen sein. Hierzu ist anzumerken, dass die Höchstzahl der pro Tag verwendbaren Essensgutscheine sich auf alle Gutscheine in Papier- oder in digitaler Form bezieht.

 

3. Handlungsempfehlungen

• Information der Arbeitnehmer: Informieren Sie Ihre Arbeitnehmer über die Änderungen, damit der Umstieg reibungslos verläuft und mögliche Fragen beantwortet werden können.
• Aktualisierung interner Richtlinien: Aktualisieren Sie erforderlichenfalls Ihre intern geltenden Richtlinien im Zusammenhang mit sozialen Vergünstigungen im Einklang mit den Änderungen.
• Ermittlung von Problemen im Zusammenhang mit der Besteuerung der Arbeitnehmer: Denken Sie auch daran, Ihr Steuerkonzept in Bezug auf diesen Vorteil für Ihre Arbeitnehmer auf seine Rechtmäßigkeit hin zu prüfen.
  
  

Unser Team Employment, Pensions & Benefits informiert Sie gerne darüber, inwieweit die Änderungen sich auf Ihr Unternehmen auswirken, und unterstützt Sie bei der Umsetzung der neuen Bestimmungen_

Author: Raphaelle Carpentier

[1] Großherzogliche Verordnung vom 25. September 2023 zur Änderung der geänderten großherzoglichen Verordnung vom 28. Dezember 1990 zur Durchführung von Artikel 104 Absatz 3 des Gesetzes vom 4. Dezember 1967 über die Einkommensteuer (Festlegung des Mittelwerts von Naturalleistungen für die Lohnsteuer) (Amtsblatt A Nr. 622 vom 27. September 2023) und großherzogliche Verordnung vom 25. September 2023 zur Änderung der geänderten großherzoglichen Verordnung vom 29. Dezember 1986 zur Durchführung von Artikel 115 Nummer 21 des Gesetzes über die Einkommensteuer. (Amtsblatt A Nr. 621 vom 27. September 2023).