Immigration law changes: what’s new for employers?

Penalties for employing workers in an irregular situation: the penalties, which previously applied only in relation to third-country nationals resident without authorisation, are extended to third-country nationals who are legally resident but do not have a work permit. Penalties include the payment of salaries and related social security contributions, fines and prison sentences. The administrative fine is increased from EUR 2,500 to EUR 10,000 per third-country national in an irregular situation or resident without authorisation.

Aggravating circumstances: the Law sets out what is meant by aggravating circumstances that may give rise to harsher penalties for the employment of third-country nationals in an irregular situation or resident without authorisation. The following are aggravating circumstances: persistent repeated offences, particularly abusive working conditions [2], simultaneous employment of at least two workers who are in an irregular situation or resident without authorisation, employment of a third-country national whom the employer knows to be a victim of human trafficking and/or employment of a third-country minor who is resident without authorisation or in an irregular situation.

Increased fines for aggravating circumstances: the maximum fine rises from EUR 20,000 to EUR 125,000 (the maximum is doubled for legal entities). Prison sentences remain unchanged, ranging from eight days to one year.

Presumption of three months’ employment: as with a worker resident without authorisation, the employment relationship of a worker in an irregular situation is presumed to have been in place for three months unless there is written proof to the contrary. It will thus be difficult for an employer to rebut this presumption if they have not put in place a contract in the due and proper format.

Identifying offences: the Inspectorate of Labour and Mines (l’Inspection du Travail et des Mines) has the authority to identify offences relating to the employment of third-country nationals who are resident without authorisation or in an irregular situation. Employers must therefore keep copies of residence permits and work permits in Luxembourg.

Obligation to have a work permit: to make the Luxembourg law on immigration [3] easier to understand, the Law embeds into it the principle that any third-country national intending to work in a salaried activity must have a work permit, unless exempted.

Exemption from work permit requirements: third-country nationals who provide a service in Luxembourg for a period not exceeding three months are exempt from the requirement to obtain a work permit (previously, this exemption only applied to the provision of services within the same group of companies).

ADEM certificate: before hiring a third-country national, an employer previously had to wait for three weeks after declaring the vacancy, while the National Employment Agency (Administration pour le Développement de l’Emploi, known as the ADEM) checked whether there were any jobseekers on the Luxembourg labour market who met the employer’s criteria, before being able to apply for a certificate authorising recruitment from a third country. The Law reduces this waiting period:

• If the vacancy for which the certificate attesting to the right to recruit is requested concerns a profession on the list of professions suffering from severe labour shortage, the ADEM will issue the certificate within five working days.
• If this is not the case, the ADEM will check whether it has any candidates suited to the employer’s needs within seven days of issuing its acknowledgement of receipt (which it must issue within two working days of receiving the request for a certificate):
  • If, at the end of this period, no individual meets the required profile for the vacancy, the ADEM will issue the certificate within five working days.
  • If there are any individuals who meet the required profile for the vacancy, the ADEM has a further 15 days to propose candidates to the employer. Employers will be able to reject the ADEM candidates by giving detailed written reasons for their rejection, which the ADEM will review. If the employer complies with this obligation and the ADEM deems the rejection to be justified, it will issue a certificate within 10 working days.

The aims are to give employers more certainty when planning recruitment and to attract talent to Luxembourg during a labour shortage.

Opening up the employment market to family members: family members of third-country nationals holding a Luxembourg residence permit will be permitted to enter employment or self-employment as soon as they arrive in Luxembourg.

Presence required in Luxembourg: to obtain a residence permit, a self-employed person must prove that their presence in Luxembourg is necessary to ensure the effective day-to-day management of their business.

Length of residence permit on renewal: the duration can now vary between one year and three years.

Sanctions en cas d’emplois de travailleurs en situation irrégulière : les sanctions, applicables auparavant uniquement aux ressortissants de pays tiers en séjours irréguliers, sont étendues aux ressortissants de pays tiers en séjour régulier mais ne disposant pas d’autorisation de travail. Ces sanctions incluent notamment le paiements des salaires et des cotisations sociales y afférentes, des amendes, des peines de prison, etc.). Le montant de l’amende administrative a été augmenté et est passée de EUR 2.500 à EUR 10.000 par ressortissant de pays tiers en situation irrégulière ou en séjour irrégulier.

Circonstances aggravantes : La Loi précise ce qu’on entend par circonstance aggravante pouvant donner lieu à des peines plus sévères en matière d’emploi de ressortissants de pays tiers en situation irrégulière ou en séjour irrégulier. Il s’agit d’une infraction répétée persistante, de conditions de travail particulièrement abusives [2], de l’emploi simultané d’au moins deux travailleurs en situation irrégulière ou en séjour irrégulier, de l’emploi d’un ressortissant de pays tiers dont l’employeur sait qu’il est victime de la traite des êtres humains et/ou de l’emploi d’un mineur ressortissant de pays tiers en séjour irrégulier ou en situation irrégulière.

Augmentation du montant des amendes en cas de circonstances aggravantes : l’amende encourue passe d’un maximum de EUR 20.000 à EUR 125.000 (le montant maximal étant doublé pour les personnes morales). Les peines de prison restent inchangées et vont toujours de huit jours à un an.

Présomption d’emploi de trois mois : à l’instar des travailleurs en séjour irrégulier, la relation de travail des travailleurs en situation irrégulière est présumée avoir duré trois mois sauf preuve contraire écrite. Il deviendra donc difficile pour l’employeur qui n’a pas établi un contrat en bonne et due forme de renverser cette présomption.

Constatation des infractions : l’Inspection du Travail et des Mines est compétente pour constater les infractions relatives à l’emploi des ressortissants de pays tiers en séjour irrégulier ou en situation irrégulière. L’employeur doit donc être en possession, sur le territoire luxembourgeois, de la copie du titre de séjour ou de l’autorisation de travail.

Obligation de disposer d’une autorisation de travail : afin d’améliorer la lisibilité de la loi luxembourgeoise sur l’immigration [3], la Loi y inscrit le principe selon lequel tout ressortissant de pays tiers qui entend exercer une activité salariée doit disposer d’une autorisation de travail, à moins d’en être dispensé.

Dispense d’autorisation de travail : les ressortissants de pays tiers qui prestent un service sur le territoire luxembourgeois pour une durée n’excédant pas trois mois sont dispensé de l’obtention d’une autorisation de travail (auparavant, cette dérogation ne s’appliquait qu’aux prestations de service au sein d’un même groupe d’entreprises).

Certificat de l’ADEM : En principe, avant d’embaucher un ressortissant de pays tiers, l’employeur devait, après la déclaration de poste vacant, attendre un délai de trois semaines pour que l’Administration pour le Développement de l’Emploi (ADEM) vérifie qu’il n’existe pas de demandeurs d’emploi répondant aux critères de l’employeur sur le marché du travail luxembourgeois avant de pouvoir demander un certificat autorisant l’embauche. La Loi diminue ce délai d’attente :

• Si le poste vacant, pour lequel le certificat attestant le droit de recruter est demandé, concerne un métier sur la liste des métiers très en pénurie, l’ADEM délivre le certificat dans les cinq jours ouvrables ;
• Si ce n’est pas le cas, l’ADEM examine au plus tard dans les sept jours à compter de l’émission de son accusé réception (qui doit être émis dans les deux jours ouvrables à compter de la réception de la demande de certificat par l’ADEM) si elle dispose d’un profil adapté aux besoins de l’employeur :
  
  • Si, à l’issue de cette période, aucune personne ne remplit le profil requis pour le poste déclaré vacant, l’ADEM délivre le certificat dans un délai de cinq jours ouvrables ;
  • Si des personnes remplissent le profil requis pour le poste déclaré vacant, l’ADEM dispose d’une nouvelle période de 15 jours pour proposer des candidats à l’employeur. L’employeur pourra refuser les candidats de l’ADEM moyennant une motivation écrite circonstanciée que l’ADEM analysera et, si l’employeur a satisfait à cette obligation et que l’ADEM juge que le refus est justifié, elle délivre un certificat dans les 10 jours ouvrables.

Le but est de donner davantage de garanties aux employeurs pour la planification au niveau du recrutement. Il s’agit aussi de favoriser l’attraction de talents au Luxembourg en temps de pénurie de main-d’œuvre.

Ouverture du marché de l’emploi aux membres de la famille : les membres de la famille de ressortissants de pays tiers détenteurs d’un titre de séjour luxembourgeois pourront dès leur arrivée au Luxembourg exercer une activité salariée ou indépendante.

Présence requise sur le territoire luxembourgeois : pour obtenir l’autorisation de séjour, l’indépendant doit justifier que sa présence sur le territoire luxembourgeois est nécessaire pour assurer une gestion journalière effective de son entreprise.

Durée du titre de séjour en cas de renouvellement : la durée peut dorénavant varier entre un à trois ans.

Sanktionen bei Beschäftigung von Arbeitnehmern illegalem Aufenthalt: Die Sanktionen, die zuvor nur für Drittstaatsangehörige ohne Aufenthaltserlaubnis galten, werden auf Drittstaatsangehörige ausgeweitet, die sich legal im Land aufhalten, aber keine Arbeitserlaubnis haben. Diese Sanktionen umfassen insbesondere die Zahlung der Löhne und der damit verbundenen Sozialversicherungsbeiträge, Geldstrafen, Gefängnisstrafen usw.). Die Höhe der Verwaltungsstrafe wurde von EUR 2.500 auf EUR 10.000 pro Drittstaatsangehörigen, der sich ohne Aufenthaltserlaubnis im Land aufhält oder ohne Arbeitserlaubnis arbeitet, erhöht.

Erschwerende Umstände: Das Gesetz legt fest, was unter erschwerenden Umständen zu verstehen ist, die zu härteren Strafen in Bezug auf die Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen ohne Arbeitserlaubnis oder ohne Aufenthaltserlaubnis führen können. Es handelt sich um einen anhaltenden wiederholten Verstoß, besonders ausbeuterische Arbeitsbedingungen [2], die gleichzeitige Beschäftigung von mindestens zwei Arbeitnehmern ohne Arbeitserlaubnis oder ohne Aufenthaltserlaubnis, die Beschäftigung eines Drittstaatsangehörigen, von dem der Arbeitgeber weiß, dass er Opfer von Menschenhandel ist, und/oder die Beschäftigung eines minderjährigen Drittstaatsangehörigen ohne Aufenthaltserlaubnis oder ohne Arbeitserlaubnis

Höhere Geldstrafen bei erschwerenden Umständen: Die angedrohte Geldstrafe wird von einem Höchstbetrag von EUR 20.000 auf EUR 125.000 erhöht (bei juristischen Personen wird der Höchstbetrag verdoppelt). Die Haftstrafen bleiben unverändert und reichen weiterhin von acht Tagen bis zu einem Jahr.

Dreimonatige Beschäftigungsvermutung: Wie bei Arbeitnehmern ohne Aufenthaltserlaubnis gilt auch bei Arbeitnehmern ohne Arbeitserlaubnis die Vermutung, dass das Arbeitsverhältnis drei Monate gedauert hat, sofern nicht schriftlich das Gegenteil bewiesen wird. Es wird daher für einen Arbeitgeber, der keinen ordnungsgemäßen Vertrag aufgesetzt hat, schwierig werden, diese Vermutung zu widerlegen.

Feststellung von Verstößen: Die Inspection du Travail et des Mines ist für die Feststellung von Verstößen im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen, die sich ohne Aufenthaltserlaubnis im Land aufhalten oder ohne Arbeitserlaubnis arbeiten, zuständig. Der Arbeitgeber muss daher auf luxemburgischem Hoheitsgebiet im Besitz einer Kopie des Aufenthaltstitels oder der Arbeitserlaubnis sein.

Verpflichtung, über eine Arbeitserlaubnis zu verfügen: Um die Lesbarkeit des luxemburgischen Einwanderungsgesetzes zu verbessern [3], verankert das Gesetz dort den Grundsatz, dass jeder Drittstaatsangehörige, der eine unselbstständige Tätigkeit ausüben will, über eine Arbeitserlaubnis verfügen muss, sofern er nicht von dieser Pflicht befreit ist.

Befreiung von der Arbeitserlaubnispflicht: Drittstaatsangehörige, die für eine Dauer von nicht mehr als drei Monaten eine Dienstleistung auf luxemburgischem Hoheitsgebiet erbringen, sind von der Pflicht zur Einholung einer Arbeitserlaubnis befreit (zuvor galt diese Ausnahme nur für die Erbringung von Dienstleistungen innerhalb einer Unternehmensgruppe).

ADEM-Zertifikat: Grundsätzlich musste der Arbeitgeber vor der Einstellung eines Drittstaatsangehörigen nach der Meldung einer freien Stelle drei Wochen lang warten, bis die Administration pour le Développement de l’Emploi (ADEM) überprüft hatte, dass es auf dem luxemburgischen Arbeitsmarkt keine Arbeitssuchenden gibt, die den Kriterien des Arbeitgebers entsprechen, bevor er ein Zertifikat beantragen konnte, das die Einstellung erlaubt. Das Gesetz verkürzt diese Wartezeit :

• Wenn die freie Stelle, für die das Zertifikat, das die Berechtigung zur Einstellung bescheinigt, beantragt wird, einen Beruf auf der Liste der Berufe mit starkem Personalmangel betrifft, stellt ADEM das Zertifikat innerhalb von fünf Arbeitstagen aus;
• Ist dies nicht der Fall, prüft das ADEM spätestens innerhalb von sieben Tagen nach Ausstellung seiner Empfangsbestätigung (die innerhalb von zwei Arbeitstagen nach Eingang des Zertifikatsantrags beim ADEM ausgestellt werden muss), ob sie über ein Profil verfügt, das den Anforderungen des Arbeitgebers entspricht;
  
  • Wenn nach Ablauf dieser Frist keine Person das Anforderungsprofil für die für frei erklärte Stelle erfüllt, stellt die ADEM das Zertifikat innerhalb von fünf Arbeitstagen aus;
  • Wenn Personen das Anforderungsprofil für die ausgeschriebene Stelle erfüllen, hat die ADEM erneut 15 Tage Zeit, um dem Arbeitgeber Kandidaten vorzuschlagen. Der Arbeitgeber kann die ADEM-Kandidaten ablehnen, wenn er eine ausführliche schriftliche Begründung vorlegt, die von der ADEM analysiert wird. Wenn der Arbeitgeber dieser Verpflichtung nachgekommen ist und die ADEM die Ablehnung für gerechtfertigt hält, stellt sie innerhalb von 10 Arbeitstagen eine Bescheinigung aus.

Ziel ist es, den Arbeitgebern mehr Planungssicherheit auf der Ebene der Personalbeschaffung zu geben. Es geht auch darum, in Zeiten des Arbeitskräftemangels die Anziehung von Talenten nach Luxemburg zu fördern.

Öffnung des Arbeitsmarktes für Familienangehörige: Familienangehörige von Drittstaatsangehörigen, die im Besitz eines luxemburgischen Aufenthaltstitels sind, können nach ihrer Ankunft in Luxemburg eine unselbstständige oder selbstständige Tätigkeit ausüben.

Erforderliche Anwesenheit auf luxemburgischem Hoheitsgebiet: Um eine Aufenthaltsgenehmigung zu erhalten, muss der Selbstständige nachweisen, dass seine Anwesenheit auf luxemburgischem Hoheitsgebiet erforderlich ist, um eine effektive tägliche Geschäftsführung seines Unternehmens zu gewährleisten.

Dauer des Aufenthaltstitels bei Verlängerung: Die Dauer kann nun zwischen einem und drei Jahren variieren.