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Luxembourg has recently reformed the right to sporting leave in order to adapt the existing law to the needs of modern society, broaden the eligibility criteria and clarify certain concepts to avoid questions and disputes about interpretation. Bill of law n°7955_ was passed by Parliament on 4 July 2023 and exempted from a second constitutional vote by the Conseil d’État (State Council) on 14 July 2023. The law of 21 July 2023 [1] was published on 31 July 2023 (the “Law”). 

The Law will enter into force on 1 January 2024, with the exception of certain specific provisions that will enter into force on 4 August 2023.

The main changes introduced by the Law and the primary features of sporting leave from an employment law perspective are summarised below.

1. Objective of the leave

The Law encourages the ability to continue pursuing sports while also being employed, with a view to creating a better work-life balance. It also aims to revitalise volunteer activity in sports, which has been declining in recent years [2].  

2. Individuals entitled to leave

Sporting leave was previously only available to elite athletes who were likely to represent Luxembourg in official international competitions (such as the Olympic Games) and their managerial staff, as well as judges, referees and technical and administrative directors. 

The Law widens the scope of those who will be entitled to sporting leave to athletes registered with an affiliate club in a sports federation, support staff, volunteers and technical and administrative managers appointed by their clubs. 

Therefore, the Law adds the following individuals to those entitled to sporting leave (in addition to those who were entitled originally):

• Athletes likely to represent Luxembourg who are part of national adult individual or team selection with an accredited sports federation governing a sports competition.
  
  
• Athletes registered with an affiliate club of an accredited sports federation, with a view to participating in official international club competitions, such as the Europa League or the Champions League.
  
  
• Athletes who are members of an accredited sports federation that is participating in an official international competition, provided that they obtain a joint agreement from the Luxembourg Olympic and Sports Committee (Comité Olympique et Sportif Luxembourgeois - COSL) or the Luxembourg Paralympic Committee (LPC) and the Minister of Sports.
  
  
• Administrative and technical managers, in order to support their training and allow them to perform their duties.
  
  
• Individuals who want to pursue a course of study with the École Nationale de l’Éducation Physique et des Sports.
  
  
• Volunteers (individuals) selected by an accredited sports federation, an affiliate club, the COSL or LPC to participate in organising international sporting events that are recognised by international sporting federations and taking place in Luxembourg.
  
  

The Law now specifies what is meant by “elite athlete” (sportif d’élite) and “managerial staff” (encadrants) and defines the concepts of “administrative manager” (cadre administratif) and “technical manager” (cadre technique).

3. Duration of sporting leave

The duration of sporting leave varies depending on the specific person eligible and the Law sets out the number of hours available to athletes, on the one hand, and clubs and federations, on the other.

Sporting leave may range from two working days (administrative managers) to 90 working days (athletes training for the Olympic or Paralympic Games). However, an eligible person is not able to take more than 40 days per year in total (except for elite athletes who are training for a specific event [3] and their technical managers).

The number of days of leave that can be granted by accredited sports federations and affiliate clubs depends on their membership numbers as of 1 January every year.

Sporting leave cannot be combined with holiday leave in case this results in a total absence that is longer than the employee’s total annual leave entitlement, unless this has been agreed with the employer. Sporting leave can be divided into units of not less than four hours each. It cannot be transferred from one calendar year to another.

4. Conditions for accessing the right to leave

Civil servants, private sector employees and the self-employed are entitled to the leave. They must also meet certain eligibility criteria, which vary depending on the individual. An employee requesting sporting leave must meet, inter alia, the following conditions:

• Be affiliated with Luxembourg’s social security system for mandatory insurance for at least six continuous months ; and
  
  
• Carry out their activity as an “amateur”.
  
  

It is not possible to grant sporting leave to more athletes than there are vacancies in an international competition (including substitutes).

The number of managerial staff cannot exceed:

• Five people for a maximum group of ten athletes; and
  
  
• Six people for a group of 11 or more athletes.
  
  

5. Practical information

The accredited sports federation, the affiliate club, the COSL or the LPC must submit requests for sporting leave using a specific, preset form at least one month before the date of the event for which the sporting leave is requested, unless the reason for entitlement to the leave takes place less than one month from the date of the event.

The Minister of Sports will accept or reject the request taking into account compliance with the aforementioned criteria, specify, if necessary, the duration of sporting leave in line with the maximum permitted by law, and inform the applicant and employer of this in writing before the start of the leave.

6. Rights of the employer

The employer must agree to the sporting leave and can refuse to grant it if the employee’s subsequent absence would risk having major detrimental impacts on their business, the good operation of public administration or public services or to paid annual leave for other staff members.

7. Financial compensation

Self-employed individuals younger than 65 years old receive financial compensation that cannot exceed four times the social minimum wage for unskilled workers (i.e. EUR 10,032.96, index 921.40). Public and private sector employees continue to receive their remuneration and enjoy the rights granted with their role.

Employers receive financial compensation, which cannot exceed four times the social minimum wage for unskilled workers.

The financial compensation is paid in advance by the employer. The State then reimburses the employer up to the limit mentioned above for the gross amount of the employee’s remuneration and the employer’s portion of social contributions on presentation of a certificate provided by the accredited sports federation, the affiliate club, the COSL or the LPC, which the employer must attach to their reimbursement request.

If you have any questions or you wish to update your internal rules to align with this addition to the law, our Employment Law, Pensions & Benefits team will be more than happy to help_

[1] The law of 21 July 2023 modifying i) the amended law of 29 November 1988 on the administrative organisation of physical education and sports; ii) the amended law of 3 August 2005 on sports; iii) the amended law of 31 July 2006 introducing the Labour Code.

[2] Bill of law n°7955, submission document, page 6.

[3] This includes the Olympics (“projet olympique”), the Olympic qualifiers ("projet de qualification olympique”), another future event ("projet perspective”), an elite event (“projet élite”) or the Paralympics ("projet paralympique”) with the COSL or LPC.

Quelles nouveautés en matière de congé sportif ?

Davantage de salariés pourront prétendre à un congé sportif à partir du 1^er janvier 2024.

Le législateur luxembourgeois est venu réformer le droit au congé sportif afin de l’adapter aux besoins de la société actuelle, élargir ses bénéficiaires et clarifier certaines notions pour éviter les questions d’interprétation et les contentieux en découlant. Le projet de loi n°7955_ a été voté le 4 juillet 2023 à la Chambre des Députés et dispensé du second vote constitutionnel par le Conseil d’Etat le 14 juillet 2023. Le 31 juillet 2023, la loi du 21 juillet 2023 [1] a été publiée. 

Cette loi entrera en vigueur le 1^er janvier 2024, à l’exception de certaines dispositions spécifiques qui entreront en vigueur le 4 août 2023.

Les principaux changements apportés par la Loi et les principales caractéristiques de ce congé d’un point de vue droit du travail peuvent être résumé comme suit :

1. Objectif du congé

La Loi vise à encourager le maintien d’une activité sportive en parallèle d’une activité salariée dans l’optique d’un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Elle vise également à relancer l’engagement bénévole dans le milieu sportif qui est en baisse depuis quelques années [2].  

2. Bénéficiaires du congé

Le congé sportif était traditionnellement ouvert aux sportifs d’élite susceptibles de représenter le Grand-Duché de Luxembourg à l’occasion de compétitions internationales officielles (tels que les jeux olympiques) et à leurs encadrants, ainsi qu’aux juges, arbitres et aux dirigeants techniques et administratifs.  

La Loi élargie le cercle des personnes qui pourront bénéficier du congé sportif aux sportifs licenciés d’un club affilié à une fédération sportive, aux accompagnants, aux bénévoles et aux cadres techniques ou administratifs désignés par leurs clubs.  

Ainsi, la Loi ajoute donc dorénavant comme bénéficiaires du congé sportif (en sus de ceux qui étaient initialement admis:

• les sportifs susceptibles de représenter le Grand-Duché de Luxembourg faisant partie d’une sélection nationale individuelle ou d’équipes senior d’une fédération sportive agréée régissant un sport de compétition ;
  
  
• les sportifs licenciés auprès d’un club affilié à une fédération sportive agrée en vue de participer à des compétitions internationales officielles pour clubs, tels que la Coupe d’Europe ou la Ligue des Champions ;
  
  
• les sportifs détenant une licence auprès d’une fédération sportive agréée participant à une compétition internationale officielle à condition qu’ils bénéficient d’un accord conjoint du Comité Olympique et Sportif Luxembourgeois (C.O.S.L) ou Luxembourg Paralympic Committee (L.P.C) et l’accord du Ministre ayant le sport dans ses attributions;
  
  
• les cadres administratifs et les cadres techniques afin de promouvoir leur formation et leur permettre d’accomplir leurs missions ;
  
  
• les personnes souhaitant suivre une formation organisée par l’Ecole Nationale de l’Education Physique et des Sports ;
  
  
• Les bénévoles (personnes physiques) désignés par une fédération sportive agréée, un club affilié, le C.O.S.L. ou le L.P.C. pour participer à l’organisation de manifestations sportives internationales reconnues par les fédérations sportives internationales ayant lieu au Grand-Duché de Luxembourg.

La Loi vient préciser ce qu’on entend par « sportif d’élite » et « encadrants » et elle définit les notions de « cadre administratif » et de « cadre technique ».

3. Durée du congé sportif

La durée du congé sportif varie suivant le type de bénéficiaire et la Loi précise le nombre d’heures qui est à disposition des athlètes d’un côté et des clubs ou des fédérations de l’autre.

Le congé sportif peut aller de deux jours ouvrés (cadres administratifs) à 90 jours ouvrés (sportifs ayant un projet olympique ou paralympique). Toutefois, un bénéficiaire ne peut cumuler plus de 40 jours par an (sauf les sportifs d’élite ayant un projet spécifique [3] ainsi que leurs cadres techniques).

Le nombre de jours de congés qui peuvent être octroyés par les fédérations sportives agrées et les clubs affiliés dépend de leur nombre de licences au 1^er janvier de chaque année.

Le congé sportif ne peut pas être cumulé avec une période de congé de récréation pour le cas où il en résulterait une absence continue dépassant la durée totale du congé annuel dû, sauf accord de l’employeur. Le congé sportif peut être fractionné. Chaque fraction doit comporter au moins quatre heures. Il ne peut pas être reporté d’une année calendaire à l’autre.

4. Conditions d’ouverture du droit au congé

Le bénéficiaire du congé doit être un agent du secteur public, un salarié du secteur privé ou un travailleur indépendant. Pour être éligible, un certain nombre de conditions doivent être remplies et elles varient selon le bénéficiaire. Le demandeur du congé sportif devra, entre autres, remplir les conditions suivantes :

• être affilié de manière continue depuis six mois au moins à la sécurité sociale luxembourgeoise sur base de l’assurance obligatoire ; et
  
  
• exercer son activité en qualité de « non-professionnel ».
  
  

Il n’est pas possible d’avoir plus de sportifs bénéficiant d’un congé sportif qu’il n’y a de place aux compétitions internationales (remplaçants compris).

Le nombre d’encadrants ne peut dépasser :

• cinq personnes pour un groupe de maximum dix sportifs ;
  
  
• six personnes pour un groupe de onze sportifs ou plus.
  
  

5. Modalités pratiques

La fédération sportive agréée, le club affilié, le C.O.S.L. ou le L.P.C. doivent introduire les demandes en vue de l’octroi du congé sportif sur un formulaire préétabli un mois avant la date de l’événement pour lequel le congé sportif est sollicité, à moins que l’élément déclenchant le droit au congé se situe à moins d’un mois de la date de l’événement.

Le ministre ayant les Sports dans ses attributions accepte ou rejette la demande en fonction du respect des critères précités et fixe, le cas échéant, la durée du congé sportif en fonction des maximas prévus par la loi et en informe par écrit le demandeur et l’employeur avant le début du congé sollicité.

6. Prérogatives de l’employeur

L’employeur doit donner son accord et peut refuser le congé sportif si l’absence du salarié résultant du congé sollicité risque d’avoir une répercussion majeure préjudiciable à l’exploitation de l’entreprise, au bon fonctionnement de l’administration ou du service public ou au déroulement harmonieux du congé annuel payé des autres membres du personnel.

7. Indemnité compensatoire

Les indépendants âgés de moins de soixante-cinq ans touchent une indemnité compensatoire qui ne peut dépasser le quadruple du salaire social minimum pour travailleurs non-qualifiés (i.e. EUR 10.032,96, indice 921,40). Les salariés des secteurs publics et privés continuent quant à eux de toucher leur rémunération et à jouir des droits attachés à leur fonction.

Les employeurs bénéficient d’une indemnité compensatoire ne pouvant dépasser le quadruple du salaire social minimum pour salariés non qualifiés.

L’indemnité compensatoire est avancée par l’employeur. L’État rembourse à l’employeur, jusqu’à concurrence du plafond ci-avant mentionné, le montant de la rémunération brute du salarié bénéficiaire du congé et la part patronale des cotisations sociales avancées, sur présentation d’un certificat à joindre à la demande de remboursement établi par la fédération sportive agréée, le club affilié, le C.O.S.L. ou le L.P.C.

Si vous avez des questions ou que vous souhaitez mettre à jour vos règlements intérieurs afin de refléter cet ajout législatif, notre équipe Employment Law, Pension and Benefits sera ravie de vous aider_

[1] La loi du 21 juillet 2023 modifiant 1° la loi modifiée du 29 novembre 1988 portant organisation de la structure administrative de l’éducation physique et des sports; 2° la loi modifiée du 3 août 2005 concernant le sport; 3° la loi modifiée du 31 juillet 2006 portant introduction d’un Code du travail.

[2] Projet de loi n°7955, document de dépôt, page 6.

[3] Il s’agit d’un projet olympique, un projet de qualification olympique, un projet perspective, un projet élite ou un projet paralympique avec le C.O.S.L. ou le L.P.C.

Welche Neuerungen gibt es in Bezug auf den Sporturlaub?

Mehr Beschäftigte können ab dem 1.^r Januar 2024 Anspruch auf Sporturlaub geltend machen.

Der luxemburgische Gesetzgeber hat das bestehende Recht auf Sporturlaub reformiert, um es an die Bedürfnisse der heutigen Gesellschaft anzupassen, den Kreis der Anspruchsberechtigten zu erweitern und bestimmte Begriffe zu klären, um Auslegungsfragen und daraus resultierende Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Der Gesetzentwurf Nr. 7955_ wurde am 4. Juli 2023 in der Abgeordnetenkammer verabschiedet und am 14. Juli 2023 vom Staatsrat von der zweiten Verfassungsabstimmung befreit. Am 31. Juli 2023 wurde das Gesetz vom 21. Juli 2023 [1] veröffentlicht. 

Dieses Gesetz tritt am 1. Januar 2024 in Kraft, mit Ausnahme einiger spezifischer Bestimmungen, die am 4. August 2023 in Kraft treten.

Die wichtigsten Änderungen durch das Gesetz und die wichtigsten Merkmale des Urlaubs aus arbeitsrechtlicher Sicht lassen sich wie folgt zusammenfassen:

1. Zweck des Urlaubs

Das Gesetz zielt darauf ab, die Aufrechterhaltung einer sportlichen Aktivität neben einer bezahlten Tätigkeit zu fördern, um ein besseres Gleichgewicht zwischen Privat- und Berufsleben zu erreichen. Es zielt auch darauf ab, das ehrenamtliche Engagement im Sportbereich, das in den letzten Jahren zurückgegangen ist, wiederzubeleben [2].

2. Begünstigte des Urlaubs

Sporturlaub stand ursprünglich Spitzensportlern, die das Großherzogtum Luxemburg bei offiziellen internationalen Wettkämpfen (wie den Olympischen Spielen) vertreten könnten, und ihren Betreuern sowie Richtern, Schiedsrichtern und technischen und administrativen Führungskräften offen.

Das Gesetz erweitert den Kreis der Personen, die Anspruch auf Sporturlaub haben auf Sportler, die in einem einem Sportverband angeschlossenen Verein lizenziert sind, auf Begleitpersonen, ehrenamtliche Helfer und technische oder administrative Führungskräfte, die von ihren Vereinen benannt werden.

So fügt das Gesetz also von nun an als Begünstigte des Sporturlaubs (zusätzlich zu denen, die ursprünglich zugelassen waren:

• Sportler, die das Großherzogtum Luxemburg vertreten können und Teil einer nationalen Einzelauswahl oder von Spitzenmannschaften eines anerkannten Sportverbands sind, der einen Leistungssport regelt;
  
  
•  Sportler, die bei einem Verein, der einem anerkannten Sportverband angehört, eine Lizenz haben, um an offiziellen internationalen Vereinswettbewerben wie dem Europapokal oder der Champions League teilzunehmen;
  
  
•  Sportler, die eine Lizenz eines anerkannten Sportverbands besitzen und an einem offiziellen internationalen Wettkampf teilnehmen, sofern sie von einer gemeinsamen Vereinbarung des Comité Olympique et Sportif Luxembourgeois (C.O.S.L) oder Luxembourg Paralympic Committee (L.P.C) und der Zustimmung des Ministers, der den Sport in seinem Zuständigkeitsbereich hat, profitieren.
  
  
•  Verwaltungs- und technische Führungskräfte, um ihre Ausbildung zu fördern und sie in die Lage zu versetzen, ihre Aufgaben zu erfüllen ;
  
  
• Personen, die an einer von der Ecole Nationale de l'Education Physique et des Sports organisierten Ausbildung teilnehmen möchten ;
  
  
• Freiwillige (natürliche Personen), die von einem zugelassenen Sportverband, einem angeschlossenen Verein, dem C.O.S.L. oder dem L.P.C. benannt werden, um an der Organisation von internationalen Sportveranstaltungen teilzunehmen, die von den internationalen Sportverbänden anerkannt werden und im Großherzogtum Luxemburg stattfinden].

Das Gesetz legt nun fest, was unter "Spitzensportler" und "Betreuer" zu verstehen ist, und es definiert die Begriffe "administrative Führungskraft" und "technische Führungskraft".

3. Dauer des Sporturlaubs

Die Dauer des Sporturlaubs variiert je nach Art des Begünstigten und das Gesetz legt fest, wie viele Stunden den Athleten auf der einen Seite und den Vereinen oder Verbänden auf der anderen Seite zur Verfügung stehen.

Der Sporturlaub kann zwischen zwei Arbeitstagen (Verwaltungskader) und 90 Arbeitstagen (Sportler mit einem olympischen oder paralympischen Projekt) betragen. Ein Anspruchsberechtigter darf jedoch nicht mehr als 40 Tage pro Jahr kumulieren (ausgenommen Spitzensportler mit einem spezifischen Projekt [3] sowie deren technische Führungskräfte).

Die Anzahl der Urlaubstage, die von anerkannten Sportverbänden und angeschlossenen Vereinen gewährt werden können, hängt von der Anzahl ihrer Lizenzen am 1. Januar jedes Jahres ab.

Der Sporturlaub darf nicht mit einem Erholungsurlaub kumuliert werden, falls sich daraus eine ununterbrochene Abwesenheit ergibt, die die Gesamtdauer des geschuldeten Jahresurlaubs überschreitet, es sei denn, der Arbeitgeber stimmt dem zu. Der Sporturlaub kann aufgeteilt werden. Jeder Teil muss mindestens vier Stunden umfassen. Der Sporturlaub kann nicht von einem Kalenderjahr auf das nächste übertragen werden.

4. Bedingungen für den Anspruch auf Urlaub

Der Begünstigte des Urlaubs muss ein Bediensteter des öffentlichen Sektors, ein Arbeitnehmer des Privatsektors oder ein Selbstständiger sein. Um anspruchsberechtigt zu sein, muss eine Reihe von Bedingungen erfüllt werden, die je nach Begünstigtem unterschiedlich sind. Der Antragsteller für Sporturlaub muss unter anderem die folgenden Bedingungen erfüllen:

• seit mindestens sechs Monaten ununterbrochen bei der luxemburgischen Sozialversicherung auf der Grundlage der Pflichtversicherung versichert sein; und
  
  
• seine sportliche Tätigkeit als "Nicht-Professioneller" ausüben.
  
  

Es können nicht mehr Sportlerinnen und Sportler Sporturlaub erhalten, als Plätze bei internationalen Wettkämpfen vorhanden sind (einschließlich Ersatzspielerinnen und Ersatzspieler).

Die Anzahl der Betreuer darf nicht mehr als:

• fünf Personen für eine Gruppe von maximal zehn Sportlern;
  
  
• sechs Personen bei einer Gruppe von elf oder mehr Sportlern.
  
  

5. Praktische Modalitäten

Der zugelassene Sportverband, der angeschlossene Verein, der C.O.S.L. oder der L.P.C. . müssen die Anträge auf Gewährung von Sporturlaub auf einem vorgefertigten Formular einen Monat vor dem Datum des Ereignisses, für das der Sporturlaub beantragt wird, einreichen, es sei denn, der Auslöser für den Anspruch auf Sporturlaub liegt weniger als einen Monat vor dem Datum des Ereignisses.

Der für Sport zuständige Minister nimmt den Antrag je nach Erfüllung der oben genannten Kriterien an oder lehnt ihn ab und legt gegebenenfalls die Dauer des Sporturlaubs entsprechend den gesetzlich vorgesehenen Höchstgrenzen fest und informiert den Antragsteller und den Arbeitgeber vor Beginn des beantragten Urlaubs schriftlich darüber.

6. Vorrechte des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber muss zustimmen und kann den Sporturlaub ablehnen, wenn die Abwesenheit des Arbeitnehmers infolge des beantragten Urlaubs eine ausschlaggebende Auswirkung haben könnte, die den Betrieb des Unternehmens, das reibungslose Funktionieren der Verwaltung oder des öffentlichen Dienstes oder den harmonischen Ablauf des bezahlten Jahresurlaubs der anderen Mitarbeiter beeinträchtigen würde.

7. Ausgleichszahlung

Selbstständige unter 65 Jahren erhalten eine Ausgleichszahlung, die das Vierfache des sozialen Mindestlohns für ungelernte Arbeitnehmer nicht überschreiten darf (d. h. EUR 10.032,96, Index 921,40). Die Beschäftigten im öffentlichen und privaten Sektor erhalten weiterhin ihre Bezüge und genießen die mit ihrer Funktion verbundenen Rechte.

Die Arbeitgeber erhalten eine Ausgleichszahlung, die das Vierfache des sozialen Mindestlohns für ungelernte Arbeitnehmer nicht überschreiten darf.

Die Ausgleichszahlung wird vom Arbeitgeber vorgestreckt. Der Staat erstattet dem Arbeitgeber bis zu dem oben genannten Höchstbetrag den Betrag der Bruttovergütung des Arbeitnehmers, der den Urlaub in Anspruch nimmt, und den Arbeitgeberanteil der vorgestreckten Sozialversicherungsbeiträge gegen Vorlage einer Bescheinigung des anerkannten Sportverbands, des angeschlossenen Vereins, des C.O.S.L. oder des L.P.C., die dem Erstattungsantrag beizufügen ist.

Wenn Sie Fragen haben oder Ihre internen Regelungen aktualisieren möchten, um diesen Gesetzeszusatz widerzuspiegeln, hilft Ihnen unser Employment Law, Pension and Benefits Team gerne weiter_

[1] Das Gesetz vom 21. Juli 2023 zur Änderung 1° des geänderten Gesetzes vom 29. November 1988 zur Organisation der Verwaltungsstruktur für Körpererziehung und Sport; 2° des geänderten Gesetzes vom 3. August 2005 über den Sport; 3° des geänderten Gesetzes vom 31. Juli 2006 zur Einführung eines Arbeitsgesetzbuches.

[2] Gesetzentwurf Nr. 7955, Einreichungsdokument, Seite 6.

[3] Es handelt sich um ein olympisches Projekt, ein olympisches Qualifikationsprojekt, ein Perspektivprojekt, ein Eliteprojekt oder ein paralympisches Projekt mit dem C.O.S.L. oder dem L.P.C..

Author: Raphaelle Carpentier