New rights to special leave and flexible working arrangements

Employees will soon be entitled to two new forms of special leave and to request flexible working arrangements in order to enjoy a better work-life balance. Same-sex couples will be able to take 10 days of special leave for the birth of a child.

27/07/2023

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Two new laws modifying the Luxembourg Labour Code (Code du Travail) with regard to the special leave and flexible working arrangements that are available to employees will soon come into effect. Bills of law n°8016_ and n°8017_ were exempted from a second constitutional vote by the Conseil d’État (State Council) on 14 July 2023 and will be published in the Luxembourg Official Journal shortly. They implement Directive (EU) 2019/1158 on work-life balance for parents and carers. [1]

As summarised below, the new laws create new rights for employees together with new obligations for employers, in addition to amending certain existing provisions to make them clearer.

 

1. New types of special leave

Two new special leave entitlements are introduced into the Labour Code.

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 Employees must meet certain criteria in order to make use of these leave entitlements. Furthermore, they must inform their employer or a representative of the employer of their absence either in person or through a third party, orally or in writing and, at the latest, on the day of the absence.

During these two forms of special leave, up to 50% of the salary paid by the employer will be paid by the State, up to a limit of five times the social minimum wage for unskilled workers (i.e. EUR 12,541.20, index 921.40). If the employee works part-time, this limit is adjusted proportionally in accordance with their working hours. 

Civil servants are also entitled to benefit from this leave.

 

2. Leave for the birth of a child

Special leave for the birth of a child (also referred to as “paternity leave”) is extended to include those who are recognised as an “equivalent second parent”.

The purpose of this is to enable same-sex couples to benefit from the 10-day leave (divisible into 80 units of one hour) in the event of the birth of a child (excluding adoption processes). For employees who work less than 40 hours per week, work part-time or have several employers, their number of hours of leave is set pro rata on the basis of the working week in the relevant collective work agreement or employment contract.

The leave must be taken in the two months following the birth of the child. [2]

Under the new law, parents are also entitled to additional days of leave in the event of the birth of multiple children. For example, the father of twins will be entitled to 20 days of leave for the birth of the children.

The employee must give the employer two months’ notice of the dates for which the employee expects to take leave. However, it is specified that as of now, the notice period will not apply if the birth takes place earlier than two months before the expected due date. The law also specifies that if notice is not given within the required period, the leave may only be taken once and immediately after the birth of the child, unless the employer and the employee have agreed on a flexible solution that allows the employee to take leave either in full or in part at a later date (taking into consideration as far as possible the needs of the employee and the employer).

This leave is paid for by the State from the 17th hour of leave, up to a limit of five times the social minimum wage for unskilled workers. If the employee works part-time, this limit is adjusted proportionally in accordance with their working hours.

This leave is available to those who are self-employed and to civil servants.

 

3. Flexible working arrangements

The concept of “flexible working arrangements” is now part of the Labour Code. It refers to the opportunity for an employee to adjust their working pattern through flexitime, a reduction in work hours or remote working, over a set period that cannot exceed one year.

The employee must meet certain eligibility criteria for this:

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Provide evidence of continued employment with the same employer for at least six months; and

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Be the parent of a child under 9 years old; or

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Provide personal care or support to a relative, or to a person who lives in the same household, and who is in need of significant care or support for a serious medical reason that has been confirmed by a doctor.

   

There will also be certain obligations on the employer, who must, inter alia, consider the request and respond within one month. Any refusal or postponement of leave must be justified in writing and sent by registered letter with acknowledgement of receipt.

The employee may request to return to their original working pattern before the end of the agreed period when this is justified by a change in circumstances. The employer must respond to the employee’s request within one month, taking into account both their own and the employee’s needs.

 

4. Penalties

An employer who refuses to allow an employee special leave to which they are legally entitled risks incurring a fine ranging from EUR 251 to EUR 5,000 (the maximum amount is doubled for legal persons).

Compensation paid incorrectly by the State as reimbursement for special leave due to false or incorrect declarations must be repaid.

An employer who does not comply with their obligations regarding an employee’s request for flexible working arrangements risks incurring a fine ranging from EUR 251 to EUR 2,500 (the maximum amount is doubled for legal persons). The employer risks the fine being doubled in the event of a repeat breach within two years.

 

5. Prohibition of reprisals

Employees who have requested special leave or benefit(ed) from flexible working arrangements must not be subject to reprisals or less favourable treatment because they made a request to access one of these rights or benefited from one of the rights. Any termination of the employment contract by the employer because the employee requested special leave or flexible working arrangements will be null and void. Employees subject to this treatment will be able to access an expedited procedure through the employment courts to litigate their rights.

For the duration of special leave and over the entire agreed period of the flexible working arrangements, the employer must also keep the employee’s job available to them or, if this is not possible, guarantee a similar role corresponding to the employee’s qualifications and with a salary that is at least equivalent.

The laws will enter into force four days after publication in the Luxembourg Official Journal.

Our Employment Law, Pensions & Benefits team is at your disposal for any questions you may have and to assist in updating your internal policies_

 

Author: Raphaëlle Carpentier

 

[1] Directive (EU) 2019/1158 of the European Parliament and of the Council of 20 June 2019 on work-life balance for parents and carers and repealing Council Directive 2010/18/EU.

[2] These new rules on the deadline for taking leave also apply to leave for the adoption of a child.


Nouveautés en matière de congés extraordinaires et formules souples de travail

Les salariés pourront bientôt prétendre à deux nouveaux congés extraordinaires et demander à bénéficier de formules souples de travail afin de profiter d’un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnel. Les couples du même sexe pourront quant à eux bénéficier du congé de 10 jours en cas de naissance d’un enfant.

 

Deux nouvelles lois modifiant le Code du travail luxembourgeois s’apprêtent à entrer en vigueur concernant les congés extraordinaires et les formules souples de travail auxquels peuvent prétendre les salariés. Les projets de loi n°8016_ et n°8017_ ont en effet été dispensé de deuxième vote constitutionnel par le Conseil d’Etat le 14 juillet 2023 et seront publiés prochainement au Mémorial. Ils transposent la directive (UE) 2019/1158 concernant l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée des parents et des aidants. [1]

Les lois à venir, telles que résumées ci-dessous, créent de nouveaux droits au profit des salariés, assortis de nouvelles obligations pour les employeurs et viennent modifier certaines dispositions existantes afin de les clarifier.

1. Nouveaux congés extraordinaires

Deux nouveaux types de congés extraordinaires sont introduits dans le Code du travail.

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Un certain nombre de conditions doivent être remplies pour qu’un salarié puisse bénéficier de ces congés. Celui-ci devra en outre avertir, personnellement ou par personne interposée, par voie orale ou écrite, l’employeur ou un représentant de celui-ci au plus tard le jour même de l’absence.

Ces deux congés seront pris en charge par l’Etat luxembourgeois à hauteur de 50% des salaires payés par l’employeur, dans la limite du quintuple du salaire social minimum pour salariés non-qualifiés (i.e. EUR 12.541,20, indice 921,40). Si le salarié travaille à temps partiel, la limite est adaptée proportionnellement en fonction de la durée de travail.  

Les fonctionnaires peuvent également bénéficier de ces congés.

 

2. Congé de naissance

Le congé extraordinaire de naissance (dit « paternité ») est élargi aux personnes reconnues comme « second parent équivalent ».

Le but est de permettre aux couples de personnes du même sexe de bénéficier du congé de 10 jours (80 heures fractionnables) en cas de naissance d’un enfant (hors procédure d’adoption). Pour le salarié dont la durée de travail hebdomadaire est inférieure à quarante heures, qui travaille à temps partiel ou qui a plusieurs employeurs, ces heures de congé sont fixées au prorata du temps de travail hebdomadaire retenu dans la convention collective de travail ou dans le contrat de travail.

Le congé est à prendre dans les deux mois de la naissance de l’enfant. [2]

Avec la nouvelle loi, les parents peuvent également prétendre à davantage de jours de congé de naissance en cas de naissances multiples. Le père de jumeaux aura par exemple droit à 20 jours de congé de naissance.

L’employeur doit être informé avec un délai de préavis de deux mois des dates prévisibles auxquelles le salarié entend prendre ce congé. Toutefois, il est dorénavant précisé que si l’accouchement a lieu deux mois avant la date présumée, le délai de préavis ne s’applique pas. Le législateur a également spécifié qu’à défaut de notification dans le délai imposé, le congé doit être pris en une seule fois et immédiatement après la naissance de l’enfant à moins que l’employeur et le salarié se mettent d’accord pour recourir à une solution flexible, permettant au salarié de prendre le congé, en entier ou de manière fractionnée, à une date ultérieure (en prenant en considération dans la mesure du possible les besoins du salarié et ceux de l’employeur).

Ce congé est à charge de l’Etat à partir de la 17ème heure de congé dans la limite du quintuple du salaire social minimum pour salariés non qualifiés. Si le salarié travaille à temps partiel, la limite est adaptée proportionnellement en fonction de la durée de travail.

Ce congé est ouvert aux indépendants et aux fonctionnaires.

 

3. Formules souples de travail

La notion de "formules souples de travail » est introduite dans le Code du travail. Il s’agit de la possibilité pour le salarié d’amé­nager son régime de travail par le recours à des horaires de travail flexibles, à une réduction du temps de travail ou par le recours au travail à distance, pendant une période déterminée ne pouvant pas dépasser la durée d’une année.

Le salarié doit remplir certaines conditions pour pourvoir en bénéficier :

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justifier d’une ancienneté de services continus auprès du même employeur d’au moins six mois ; et

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être parent d’un enfant n’ayant pas encore atteint l’âge de neuf ans ; ou

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apporter des soins personnels ou une aide personnelle à un membre de sa famille ou à une personne qui vit dans le même ménage et qui nécessite des soins ou une aide considérables pour raison médicale grave attestée par un médecin.

Certaines obligations s’imposeront alors à l’employeur qui devra, entre autres, examiner la demande et y répondre dans un délai d’un mois. Tout refus ou report du congé devra être motivé par écrit et envoyé par lettre recommandée avec avis de réception.

Le salarié peut demander à revenir au régime de travail de départ avant la fin de la période convenue à partir du moment où un changement de circonstances le justifie. L’employeur devra répondre à la demande du salarié dans un délai d’un mois, en tenant compte de ses propres besoins et de ceux du salarié.

4. Sanctions

L’employeur qui refuse au salarié un des congés extraordinaires légalement dus s’expose à une amende pouvant aller de 251 EUR à 5.000 EUR (le montant maximal étant doublée pour les personnes morales).

Les indemnités indûment octroyées par l’Etat en matière de remboursement de congés extraordinaires sur la base de déclarations fausses ou erronées sont à restituer.

L’employeur qui ne respecte pas ses obligations en cas de demande du salarié à bénéficier d’une formule souple de travail s’expose à une amende pouvant aller de 251 EUR à 2.500 EUR (le montant maximal étant doublée pour les personnes morales). L’employeur s’expose au double en cas de récidive dans les deux ans.

 

5. Interdiction de représailles

Les salariés ayant demandé un congé extraordinaire ou à profiter d’une formule souple de travail ou en ayant bénéficié ne peuvent faire l’objet de représailles ou d’un traitement moins favorable au motif d’avoir formulé une demande d’octroi de l’un de ces droits ou d’en avoir bénéficié. Toute résiliation du contrat de travail effectuée par l’employeur au motif que le salarié a demandé un congé extraordinaire ou plusieurs formules souples de travail est nulle et sans effet. Les salariés concernés disposent d’une procédure accélérée devant les juridictions du travail pour faire valoir leurs droits.

Pendant la durée des congés extraordinaires et pendant toute la période convenue pour les formules souples de travail, l’employeur est également tenu de conserver l’emploi du salarié ou, en cas d’impossibilité, garantir un emploi similaire correspondant aux qualifications du salarié et assorti d’un salaire au moins équivalent.

Les lois entreront en vigueur quatre jours après leur publication.

 

Notre équipe Employment Law, Pensions and Benefits est à votre disposition pour toute question ou pour vous assister dans la mise à jour de vos politiques internes_

 

Author: Raphaëlle Carpentier

 

[1] Directive (UE) 2019/1158 du Parlement européen et du Conseil du 20 juin 2019 concernant l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée des parents et des aidants et abrogeant la directive 2010/18/UE du Conseil.

[2] Ces nouvelles règles concernant le délai de prise du congé s’appliquent également au congé d’adoption.


Neuerungen bei Sonderurlaub und flexiblen Arbeitsmodellen

Arbeitnehmer haben bald Anspruch auf zwei neue Sonderurlaube und können flexible Arbeitsmodelle beantragen, um eine bessere Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben zu erreichen. Gleichgeschlechtliche Paare können bei der Geburt eines Kindes einen zehntägigen Urlaub in Anspruch nehmen.

 

Zwei neue Gesetze zur Änderung des luxemburgischen Arbeitsgesetzbuches bezüglich Sonderurlaubs und flexibler Arbeitsmodelle für Arbeitnehmer werden in Kürze in Kraft treten. Die Gesetzentwürfe Nr. 8016_ und Nr. 8017_ wurden am 14. Juli 2023 vom Staatsrat von der zweiten Verfassungsabstimmung ausgenommen und werden in Kürze im Memorial veröffentlicht. Sie setzen die Richtlinie (EU) 2019/1158 über die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben für Eltern und pflegende Angehörige um. [1]

Die im Folgenden zusammengefassten künftigen Gesetze schaffen neue Rechte für Arbeitnehmer, die mit neuen Pflichten für Arbeitgeber einhergehen, und ändern einige bestehende Bestimmungen, um sie klarer zu gestalten.

 

1. Neue Sonderurlaube

Zwei neue Arten von Sonderurlaub werden in das Arbeitsgesetzbuch aufgenommen.

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Eine Reihe von Bedingungen muss erfüllt sein, damit ein Arbeitnehmer diesen Urlaub in Anspruch nehmen kann. Außerdem muss er den Arbeitgeber oder einen Vertreter des Arbeitgebers spätestens am Tag der Abwesenheit persönlich oder über eine Mittelsperson mündlich oder schriftlich benachrichtigen.

Beide Urlaube werden vom luxemburgischen Staat in Höhe von 50 % der vom Arbeitgeber gezahlten Löhne übernommen, wobei die Grenze beim Fünffachen des sozialen Mindestlohns für unqualifizierte Arbeitnehmer liegt (d. h. EUR 12.541,20, Index 921,40). Wenn der Arbeitnehmer teilzeitbeschäftigt ist, wird die Grenze proportional entsprechend der Arbeitszeit angepasst.  

Auch Beamte können diesen Urlaub in Anspruch nehmen.

 

2. Urlaub bei Geburt

Der außerordentliche Geburtsurlaub (sog. "Vaterschaftsurlaub") wird auf Personen ausgeweitet, die als "gleichwertiger zweiter Elternteil" anerkannt sind.

Ziel ist es, gleichgeschlechtlichen Paaren bei der Geburt eines Kindes (außer im Adoptionsverfahren) einen Urlaub von 10 Tagen (80 Stunden, die aufgeteilt werden können) zu ermöglichen. Für Arbeitnehmer, deren Wochenarbeitszeit weniger als 40 Stunden beträgt, die Teilzeit arbeiten oder mehrere Arbeitgeber haben, werden diese Urlaubsstunden im Verhältnis zu der im Tarifvertrag oder im Arbeitsvertrag festgelegten Wochenarbeitszeit festgelegt.

Der Urlaub ist innerhalb von zwei Monaten nach der Geburt des Kindes zu nehmen. [2]

Mit dem neuen Gesetz haben Eltern auch Anspruch auf mehr Tage Geburtsurlaub bei Mehrlingsgeburten. Der Vater von Zwillingen hat beispielsweise Anspruch auf 20 Tage Geburtsurlaub.

Der Arbeitgeber muss mit einer Ankündigungsfrist von zwei Monaten über die voraussichtlichen Termine informiert werden, an denen der Arbeitnehmer den Urlaub nehmen will. Es wurde jedoch klargestellt, dass die Frist nicht gilt, wenn die Entbindung zwei Monate vor dem Stichtag stattfindet. Der Gesetzgeber hat auch festgelegt, dass der Urlaub, wenn er nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist angekündigt wird, auf einmal und unmittelbar nach der Geburt des Kindes genommen werden muss, es sei denn, Arbeitgeber und Arbeitnehmer einigen sich auf eine flexible Lösung, die es dem Arbeitnehmer ermöglicht, den Urlaub ganz oder in Teilen zu einem späteren Zeitpunkt zu nehmen (wobei die Bedürfnisse des Arbeitnehmers und die des Arbeitgebers so weit wie möglich berücksichtigt werden).

Dieser Urlaub wird ab der 17. Urlaubsstunde bis zur Grenze des Fünffachen des sozialen Mindestlohns für ungelernte Arbeitnehmer vom Staat getragen. Wenn der Arbeitnehmer teilzeitbeschäftigt ist, wird die Grenze proportional entsprechend der Arbeitszeit angepasst.

Dieser Urlaub steht Selbstständigen und Beamten offen.

 

3. Flexible Arbeitsformen

Der Begriff der "flexiblen Arbeitsmodelle" wird in das Arbeitsgesetzbuch aufgenommen. Es handelt sich um die Möglichkeit für den Arbeitnehmer, seine Arbeitsregelungen durch flexible Arbeitszeiten, Arbeitszeitverkürzung oder Homeoffice für einen bestimmten Zeitraum anzupassen, der ein Jahr nicht überschreiten darf.

Der Arbeitnehmer muss bestimmte Bedingungen erfüllen, um Anspruch darauf zu haben:

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eine ununterbrochene Dienstzeit von mindestens sechs Monaten bei demselben Arbeitgeber nachweisen; und

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Elternteil eines Kindes sein, das das neunte Lebensjahr noch nicht vollendet hat; oder

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persönliche Pflege oder Hilfe für ein Familienmitglied oder eine Person, die im selben Haushalt lebt und aufgrund eines ärztlich bescheinigten schwerwiegenden medizinischen Grundes erhebliche Pflege oder Hilfe benötigt, leisten.

Auf den Arbeitgeber kommen einige Verpflichtungen zu. Beispielsweise ist er verpflichtet, den Antrag zu prüfen und innerhalb eines Monats zu beantworten. Eine Ablehnung oder Verschiebung des Urlaubs muss schriftlich begründet und per Einschreiben mit Rückschein versandt werden.

Der Arbeitnehmer kann vor Ablauf des vereinbarten Zeitraums die Rückkehr zur ursprünglichen Arbeitsregelung beantragen, sobald eine Änderung der Umstände dies rechtfertigt. Der Arbeitgeber muss den Antrag des Arbeitnehmers innerhalb eines Monats beantworten und dabei seine eigenen Bedürfnisse und die des Arbeitnehmers berücksichtigen.

 

4. Sanktionen

Ein Arbeitgeber, der einem Arbeitnehmer einen gesetzlich vorgeschriebenen Sonderurlaub verweigert, kann mit einer Geldstrafe von 251 EUR bis 5.000 EUR belegt werden (der Höchstbetrag wird für juristische Personen verdoppelt).

Entschädigungen, die der Staat bei der Erstattung von außerordentlichem Urlaub aufgrund falscher oder fehlerhafter Angaben zu Unrecht gewährt hat, sind zurückzuerstatten.

Ein Arbeitgeber, der seinen Verpflichtungen nicht nachkommt, wenn ein Arbeitnehmer eine flexible Arbeitsregelung beantragt, muss mit einer Geldstrafe von 251 EUR bis 2.500 EUR rechnen (bei juristischen Personen wird der Höchstbetrag verdoppelt). Im Falle eines erneuten Verstoßes innerhalb von zwei Jahren wird der Arbeitgeber mit dem doppelten Betrag bestraft.

 

5. Verbot von Vergeltungsmaßnahmen

Arbeitnehmer, die Sonderurlaub oder flexible Arbeitsmodelle beantragt oder in Anspruch genommen haben, dürfen nicht wegen ihres Antrags auf Gewährung eines dieser Rechte oder wegen der Inanspruchnahme eines dieser Rechte Repressalien oder einer weniger günstigen Behandlung ausgesetzt werden. Jede Kündigung des Arbeitsvertrags durch den Arbeitgeber mit der Begründung, dass der Arbeitnehmer einen Sonderurlaub oder mehrere flexible Arbeitsformen beantragt hat, ist nichtig und unwirksam. Den betroffenen Arbeitnehmern steht ein beschleunigtes Verfahren vor den Arbeitsgerichten zur Verfügung, um ihre Rechte geltend zu machen.

Während der Dauer des Sonderurlaubs und während des gesamten Zeitraums, für den flexible Arbeitsmodelle vereinbart wurden, ist der Arbeitgeber auch verpflichtet, den Arbeitsplatz des Arbeitnehmers zu erhalten oder, falls dies nicht möglich ist, einen ähnlichen Arbeitsplatz zu sichern, der den Qualifikationen des Arbeitnehmers entspricht und mindestens den gleichen Lohn bietet.

Die Gesetze treten in Kraft vier Tage nach ihrer Veröffentlichung.

 

Unser Employment Law, Pensions und Benefits Team steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Aktualisierung Ihrer internen Richtlinien benötigen_

 

Author: Raphaëlle Carpentier

 

[1] Richtlinie (EU) 2019/1158 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Juni 2019 über die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben für Eltern und pflegende Angehörige und zur Aufhebung der Richtlinie 2010/18/EU des Rates.

[2] Diese neuen Regeln bezüglich der Frist für die Inanspruchnahme des Urlaubs gelten auch für den Adoptionsurlaub .

Contacts

Noémie Haller

Counsel

Employment Law

Philippe Schmit

Partner

Employment Law

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