16/05/2023
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Disclaimer: To provide employers with quick and practical information about how to comply with their obligations between now and the entry into force of the Law (as defined below), this newsflash was written on the basis of Bill of law no. 7945 as debated and voted on in Parliament on 16 May. Readers should be aware that the final version of the Law has not been made official at the time of publication of this newsflash and that the Law as published may contain additional details for future consideration.
Luxembourg should have implemented European Parliament and Council Directive (EU) 2019/1937_ of 23 October 2019 on the protection of persons who report breaches of EU law by 17 December 2021.
Bill of law no. 7945_, which implements the Directive into Luxembourg law, has just been exempted from the second constitutional vote and so the law should be published shortly in the Official Journal Mémorial (the "Law").
The Law makes fundamental changes to Luxembourg’s existing legal framework. Unless otherwise stated, it will enter into force on the 4th day after its publication in the Official Journal.
Below are the main elements to note from the perspective of Luxembourg employment law.
1. Objective
The aim is to create a harmonised legislative framework to protect whistle-blowers against all forms of retaliation that might deter or intimidate them, in order to guarantee the rule of law. Ultimately therefore, the Law enforces the right to freedom of expression, subject to certain rules.
2. Sectors affected
Every economic entity in Luxembourg will be affected by the Law, whether they are in the public sector or the private sector. In particular, the following can be whistle-blowers in a work-related context and are therefore protected: public and private sector workers, job applicants, former workers, interns, volunteers, self-employed persons, shareholders, managers, facilitators[1], and third parties or legal entities linked to a whistle-blower.
3. Infringements covered
Although the Directive only covers the disclosure of information about the breach of certain pieces of EU legislation, the scope of the Law extends to any breach of national or EU law (act or omission) and to all cases in which the whistle-blower had reasonable grounds to believe that the information fell within the scope of the Law. However, only information obtained in a work-related context is covered.
The Law provides for several exclusions from its scope. In particular, whistle-blowers whose communications are covered by any of the following are excluded: (i) secrecy of communications between a lawyer or a notary and their client (legal professional privilege), (ii) secrecy of judicial deliberations, and (iii) medical secrecy (medical professional privilege).
4. Employers' obligations
The Law creates an obligation to establish internal reporting channels and procedures which applies to:
- Legal entities in the private sector with 50 or more workers. Entities with between 50 and 249 workers have the option to share the resources required for receiving and following up on reports. The staff delegation should also be involved in setting up the reporting channels.
- Legal entities in the public sector, other than communes with fewer than 10,000 inhabitants.
The obligation to set up internal reporting channels will apply from the entry into force of the Law. However, for private sector businesses with between 50 and 249 workers, the obligation is deferred to 17 December 2023.
The internal whistle-blowing procedure must meet certain criteria (including security and confidentiality, and clear and easily accessible information) and must be carried out within certain time limits. These can be summarised as follows:
5. Other reporting channels
In addition to the opportunity to report a breach of the law through an internal channel, a whistle-blower may also:
- Make a report via an external reporting channel to one of 22 competent authorities, including the Inspection du Travail et des Mines (Inspectorate of Labour and Mines), the Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF) or the Administration des Contributions Directes (Direct Tax Authority).
- Make a public disclosure.
The Law states that internal reporting is the preferred procedure in the first instance. However, this is a recommendation and not an obligation.
6. Protection of whistle-blowers
Protection of whistle-blowers is a matter of public policy and is thus mandatory. It applies provided the whistle-blower has made a report within the meaning of the Law, is acting in good faith, and had reasonable grounds for believing the information reported was true and that its disclosure was necessary. A whistle-blower’s identity must remain confidential. They are also protected against any form of threatened, attempted, or actual retaliation (such as unfavourable modification of employment contract, withholding of promotion, or dismissal), which will be null and void by operation of law.
The Law introduces various measures to ensure effective protection for whistle-blowers. These include for instance reversal of the burden of proof in their favour, an expedited procedure before the competent courts, various types of remedies with different outcomes, and partial immunity from liability.
7. Sanctions
There are a number of penalties for non-compliance with the Law:
- Anyone who retaliates or brings vexatious proceedings against a whistle-blower will be liable for a fine of EUR 1,250 to EUR 25,000.
- Employers who, among other things, fail to comply with their obligation to set up an internal reporting channel, hinder a report or refuse to remedy an identified breach will be liable for a fine of EUR 1,500 to EUR 250,000 (which can be doubled for repeat offences).
- Anyone who reports false information will be liable to a prison sentence of eight days to three months and a fine of EUR 1,500 to EUR 50,000. They may also be held civilly liable.
Finally, it is interesting to note that Parliament has encouraged the Luxembourg government to carry out a qualitative evaluation of the implementation of the Law, once it has been in force for two years.
How can we help you?
[1] Natural persons who assist a whistle-blower in the reporting process in a work-related context, and whose assistance should remain confidential.
Author: Raphaëlle Carpentier
Protection des lanceurs d’alerte : ce que vous devez savoir de la nouvelle loi
Disclaimer : afin de prodiguer une information rapide et pratique aux employeurs pour qu’ils puissent se conformer à leurs obligations d’ici l’entrée en vigueur de la Loi (telle que définie ci-dessous), le présent contenu a été élaboré sur base du projet de loi n°7945 tel que commenté, débattu et soumis au vote à la chambre des députés en date du 16 mai 2023. L’attention du lecteur est attirée sur le fait que la version définitive de la Loi n’a pas été rendue officielle au moment de la diffusion de la présente publication et que la Loi telle que publiée pourrait contenir certaines subtilités supplémentaires à prendre en compte par la suite.
La Directive (UE) 2019/1937_ du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union aurait dû être transposée par le Grand-duché du Luxembourg le 17 décembre 2021.
Le projet de loi n°7945_ visant à transposer la Directive en droit luxembourgeois vient finalement d’être dispensé du deuxième vote constitutionnel et la loi devrait donc être publiée prochainement au Mémorial (la « Loi »).
La Loi vient profondément modifier le cadre juridique luxembourgeois existant. A défaut d’indication contraire, elle devrait entrer en vigueur le 4ème jour de sa publication au Journal Officiel.
Voici les principaux éléments à retenir du point de vue du droit du travail luxembourgeois :
1. Objectif poursuivi
L’objectif est de créer un cadre législatif harmonisé afin de protéger les lanceurs d’alerte contre toutes les formes de représailles qui pourraient les dissuader ou les intimider, et ce, afin de garantir l’État de droit. La Loi vient donc in fine faire respecter, tout en l’encadrant, le droit à la liberté d’expression.
2. Secteurs concernés
Tous les acteurs économiques sont concernés par la Loi, aussi bien le secteur public que privé. En effet, les personnes suivantes peuvent notamment lancer l’alerte dans un contexte professionnel et donc être protégées : les travailleurs publics et privés, les candidats à l’embauche, les anciens travailleurs, les internes, les bénévoles, les indépendants, les actionnaires et dirigeants, les facilitateurs[1], les tiers et les entités juridiques ayant un lien avec le lanceur d’alerte.
3. Infractions visées
Si la Directive ne couvre que la révélation d’informations sur la violation d’un certain nombre de textes européens, la Loi a étendu le champ d’application à toute violation du droit national ou européen (actions ou omissions) et à tous les cas dans lesquels le lanceur d’alerte avait des motifs raisonnables de croire que les informations relevaient du champ d’application de la Loi. Toutefois, seules les informations obtenues dans un contexte professionnel sont couvertes.
La Loi prévoit un certain nombre d’exclusions de son champ d’application. Sont notamment exclus les lanceurs d’alerte dont les relations sont couvertes par (i) le secret des relations entre un avocat ou un notaire et son client, (ii) par le secret des délibérations judiciaires et (iii) le secret médical.
4. Obligations à charge des employeurs
La Loi crée notamment une obligation d’instituer des canaux et procédures de signalement internes à charge :
- des entités juridiques de droit privé qui comptent 50 travailleurs ou plus. Les entités ayant entre 50 et 249 travailleurs ont la possibilité de partager les ressources concernant la réception et le suivi des signalements. Il conviendra également d’impliquer la délégation du personnel dans la mise en place de ces canaux de signalements ; et
- des entités juridiques du secteur public, à l’exception des communes de moins de 10.000 habitants.
L’obligation de mise en place de canaux de signalement internes sera applicable dès l’entrée en vigueur de la Loi. En revanche, pour les entreprises du secteur privé comptant entre 50 et 249 travailleurs, cette obligation est reportée au 17 décembre 2023.
La procédure de signalement interne devra remplir un certain nombre de critères (sécurité et confidentialité, informations claires et facilement accessibles, etc.) et se faire endéans certains délais, qui peuvent être schématisés comme suit :
5. Autres canaux de signalement
Outre la possibilité pour un lanceur d’alerte de signaler une violation de la loi en interne, il pourra également procéder à :
- un signalement externe auprès d’une des 22 autorités compétentes en la matière (par exemple, l’Inspection du Travail et des Mines, la Commission de Surveillance du Secteur Financier ou l’Administration des Contributions Directes); ou
- une divulgation publique.
La Loi précise que le signalement interne est la procédure à privilégier en premier lieu mais il s’agit d’une recommandation et non d’une obligation.
6. Protection du lanceur d’alerte
La protection des lanceurs d’alerte est d’ordre public et elle s’applique à condition que le lanceur d’alerte ait fait un signalement au sens de la Loi, qu’il soit de bonne foi et ait eu des motifs raisonnables de croire que les informations signalées étaient véridiques et que leur révélation était nécessaire. Son identité doit rester confidentielle. Il est en outre protégé contre toutes menaces, tentatives ou formes de représailles (modification défavorable du contrat de travail, refus de promotion, licenciement, etc.) qui seront nulles de plein droit.
La Loi met en place différents procédés afin de garantir une protection efficace du lanceur d’alerte, notamment un renversement de la charge de la preuve à son profit, une procédure accélérée devant les juridictions compétentes, différents types de recours avec des finalités différentes et une déresponsabilisation partielle du lanceur d’alerte.
7. Sanctions
De multiples sanctions peuvent être encourues en cas de non-respect de la Loi :
- une amende de EUR 1.250 à 25.000 à l’encontre des personnes exerçant des mesures de représailles ou qui intentent des procédures abusives contre les lanceurs d’alerte ;
- une amende de EUR 1.500 à 250.000 (qui peut être doublée en cas de récidive) à l’encontre des employeurs qui ne respectent pas, entre autres, leur obligation de mettre en place un canal de signalement interne, entravent un signalement, refusent de remédier à la violation constatée ; et
- une peine d’emprisonnement de huit jours à trois mois de prison et une amende de EUR 1.500 à EUR 50.000 à l’encontre de l’auteur d’un faux signalement qui pourra voir sa responsabilité civile engagée.
Enfin, il est intéressant de noter que la Chambre des députés a invité le Gouvernement luxembourgeois à réaliser, deux ans après l’entrée en vigueur de la Loi, une évaluation qualitative de sa mise en application.
Comment pouvons-nous vous aider ?
[1] Personnes physiques qui aident un auteur de signalement au cours du processus de signalement dans un contexte professionnel et dont l’aide devrait être confidentielle.
Author: Raphaëlle Carpentier
Schutz von Whistleblowern bzw. Hinweisgebern: Was Sie über das neue Gesetz wissen sollten
Disclaimer: Um Arbeitgeber schnell und praktisch zu informieren, damit sie ihren Verpflichtungen bis zum Inkrafttreten des Gesetzes (wie unten definiert) nachkommen können, wurde der vorliegende Inhalt auf der Grundlage des Gesetzentwurfs Nr. 7945 erstellt, wie er am 16. Mai 2023 in der Abgeordnetenkammer erläutert, diskutiert und zur Abstimmung gestellt wurde. Der Leser wird darauf hingewiesen, dass die endgültige Fassung des Gesetzes zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Publikation noch nicht offiziell bekannt gegeben wurde und dass das Gesetz in seiner veröffentlichten Form einige zusätzliche Feinheiten enthalten könnte, die später zu berücksichtigen sind.
Die Richtlinie (EU) 2019/1937_ des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, hätte vom Großherzogtum Luxemburg bis zum 17. Dezember 2021 umgesetzt werden müssen.
Der Gesetzentwurf Nr. 7945_ zur Umsetzung der Richtlinie in luxemburgisches Recht wurde schließlich von der zweiten verfassungsgemäße Abstimmung befreit, so dass das Gesetz in Kürze im Mémorial veröffentlicht werden dürfte (das "Gesetz").
Das Gesetz ändert den bestehenden luxemburgischen Rechtsrahmen grundlegend. Sofern nicht anders angegeben, wird es voraussichtlich am 4. Tag nach seiner Veröffentlichung im Journal Officiel in Kraft treten.
Hier sind die wichtigsten Punkte, die aus Sicht des luxemburgischen Arbeitsrechts zu beachten sind:
1. Verfolgtes Ziel
Ziel ist es, einen harmonisierten Rechtsrahmen zu schaffen, um HinweisgeberHinweisgeber vor allen Formen von Repressalien zu schützen, die sie abschrecken oder einschüchtern könnten, und um die Rechtsstaatlichkeit zu gewährleisten. Das Gesetz präzisiert demnach das Recht auf freie Meinungsäußerung, wenn auch in einem gewissen Rahmen.
2. Betroffene Sektoren
Alle Wirtschaftsakteure sind von dem Gesetz betroffen, sowohl der öffentliche als auch der private Sektor. So können unter anderem folgende Personen im beruflichen Kontext Whistleblowing betreiben und sind daher geschützt: öffentliche und private Arbeitnehmer, Bewerber, ehemalige Arbeitnehmer, interne Mitarbeiter, Freiwillige, Selbstständige, Aktionäre und Führungskräfte, Vermittler[1], Dritte und juristische Personen, die mit dem Hinweisgeber in Verbindung stehen.
3. Anvisierte Straftaten
Während die Richtlinie nur die Offenlegung von Informationen über die Verletzung einer Reihe von EU-Rechtsvorschriften abdeckt, hat das Gesetz den Anwendungsbereich auf jede Verletzung von nationalem oder EU-Recht (Handlungen oder Unterlassungen) und auf alle Fälle ausgeweitet, in denen der Hinweisgeber vernünftigen Grund zu der Annahme hatte, dass die Informationen in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen. Es fallen jedoch nur Informationen darunter, die in einem beruflichen Kontext erlangt wurden.
Das Gesetz sieht eine Reihe von Ausnahmen von seinem Anwendungsbereich vor. Insbesondere sind Hinweisgeber ausgeschlossen, deren Beziehungen unter (i) die sich aus der Beziehung zwischen einem Anwalt oder Notar und seinem Klienten ergebende Schweigepflicht, (ii) das Beratungsgeheimnis der Gerichte und (iii) das Arztgeheimnis fallen.
4. Pflichten der Arbeitgeber
Das Gesetz schafft insbesondere eine Verpflichtung, interne Meldekanäle und -verfahren einzurichten, für:
- privatrechtliche juristische Personen mit 50 oder mehr Arbeitnehmern. Juristische Personen mit 50 bis 249 Arbeitnehmern haben die Möglichkeit, die Ressourcen in Bezug auf den Empfang und die Weiterverfolgung von Meldungen gemeinsam zu nutzen. Auch die Personalvertretung sollte in die Einrichtung dieser Meldekanäle einbezogen werden; und
- juristische Personen des öffentlichen Sektors, mit Ausnahme von Gemeinden mit weniger als 10.000 Einwohnern.
Die Verpflichtung zur Einrichtung interner Meldekanäle wird ab dem Inkrafttreten des Gesetzes gelten. Für Unternehmen des privaten Sektors mit 50 bis 249 Beschäftigten wird diese Pflicht hingegen auf den 17. Dezember 2023 verschoben.
Das interne Meldeverfahren muss eine Reihe von Kriterien erfüllen (Sicherheit und Vertraulichkeit, klare und leicht zugängliche Informationen usw.) und innerhalb bestimmter Fristen erfolgen, die sich wie folgt darstellen lassen:
5. Alternative Meldekanäle
Neben der Möglichkeit für einen Hinweisgeber, einen Gesetzesverstoß intern zu melden, kann er auch:
- eine externe Meldung bei einer der 22 zuständigen Behörden (z. B. Inspection du Travail et des Mines, Commission de Surveillance du Secteur Financier oder Administration des Contributions Directes); oder
- eine öffentliche Bekanntgabe.
Das Gesetz stellt klar, dass die interne Meldung das zuerst zu bevorzugende Verfahren ist, aber es handelt sich dabei um eine Empfehlung und nicht um eine Verpflichtung.
6. Schutz des Hinweisgebers
Der Schutz von Hinweisgebern ist zwingendes Recht und gilt unter der Voraussetzung, dass der Hinweisgeber eine Meldung im Sinne des Gesetzes gemacht hat, gutgläubig ist und vernünftigen Grund zu der Annahme hatte, dass die gemeldeten Informationen wahrheitsgemäß sind und ihre Offenlegung notwendig ist. Seine Identität muss vertraulich behandelt werden. Er ist außerdem vor allen Drohungen, Versuchen oder Formen von Vergeltungsmaßnahmen (ungünstige Änderung des Arbeitsvertrags, Verweigerung einer Beförderung, Entlassung usw.) geschützt, die von Rechts wegen nichtig sind.
Das Gesetz führt verschiedene Verfahren ein, um einen wirksamen Schutz des Hinweisgebers zu gewährleisten. Dazu gehören eine Umkehr der Beweislast zu seinen Gunsten, ein beschleunigtes Verfahren vor den zuständigen Gerichten, verschiedene Arten von Rechtsbehelfen mit unterschiedlichen Zielen und eine teilweise Befreiung des Hinweisgebers von der Schadensersatzpflicht.
7. Sanktionen
Bei Nichteinhaltung des Gesetzes können vielfältige Sanktionen drohen:
- eine Geldstrafe von EUR 1.250 bis 25.000 für Personen, die Vergeltungsmaßnahmen oder missbräuchliche Verfahren gegen Hinweisgeber einleiten;
- eine Geldstrafe von EUR 1.500 bis 250.000 (die im Wiederholungsfall verdoppelt werden kann) gegen Arbeitgeber, die unter anderem ihrer Verpflichtung zur Einrichtung eines internen Meldekanals nicht nachkommen, eine Meldung behindern oder sich weigern, den festgestellten Verstoß zu beheben; und
- eine Freiheitsstrafe von acht Tagen bis zu drei Monaten und eine Geldstrafe von EUR 1.500 bis EUR 50.000 gegen den Urheber einer falschen Ausschreibung, der zivilrechtlich haftbar gemacht werden kann.
Schließlich ist es interessant zu erwähnen, dass die Abgeordnetenkammer die luxemburgische Regierung aufgefordert hat, zwei Jahre nach Inkrafttreten des Gesetzes eine qualitative Bewertung seiner Umsetzung durchzuführen.
Wie können wir Ihnen helfen?
[1] Natürliche Personen, die einen Ausschreiber während des Ausschreibungsprozesses in einem professionellen Kontext unterstützen und deren Hilfe vertraulich sein sollte.
Author: Raphaëlle Carpentier
