Protection of whistle-blowers: what you need to know about the new law

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On 16 May 2023, Bill of law No. 7945 was exempted from the second constitutional vote, meaning that Luxembourg will soon have a whistleblowing law, which will significantly impact employers.

Disclaimer: To provide employers with quick and practical information about how to comply with their obligations between now and the entry into force of the Law (as defined below), this newsflash was written on the basis of Bill of law no. 7945 as debated and voted on in Parliament on 16 May. Readers should be aware that the final version of the Law has not been made official at the time of publication of this newsflash and that the Law as published may contain additional details for future consideration.

Luxembourg should have implemented European Parliament and Council Directive (EU) 2019/1937_ of 23 October 2019 on the protection of persons who report breaches of EU law by 17 December 2021.

Bill of law no. 7945_, which implements the Directive into Luxembourg law, has just been exempted from the second constitutional vote and so the law should be published shortly in the Official Journal Mémorial (the “Law“).

The Law makes fundamental changes to Luxembourg’s existing legal framework. Unless otherwise stated, it will enter into force on the 4th day after its publication in the Official Journal. 

Below are the main elements to note from the perspective of Luxembourg employment law.

1. Objective

The aim is to create a harmonised legislative framework to protect whistle-blowers against all forms of retaliation that might deter or intimidate them, in order to guarantee the rule of law. Ultimately therefore, the Law enforces the right to freedom of expression, subject to certain rules.

2. Sectors affected

Every economic entity in Luxembourg will be affected by the Law, whether they are in the public sector or the private sector. In particular, the following can be whistle-blowers in a work-related context and are therefore protected: public and private sector workers, job applicants, former workers, interns, volunteers, self-employed persons, shareholders, managers, facilitators[1], and third parties or legal entities linked to a whistle-blower.

3. Infringements covered

Although the Directive only covers the disclosure of information about the breach of certain pieces of EU legislation, the scope of the Law extends to any breach of national or EU law (act or omission) and to all cases in which the whistle-blower had reasonable grounds to believe that the information fell within the scope of the Law. However, only information obtained in a work-related context is covered.

The Law provides for several exclusions from its scope. In particular, whistle-blowers whose communications are covered by any of the following are excluded: (i) secrecy of communications between a lawyer or a notary and their client (legal professional privilege), (ii) secrecy of judicial deliberations, and (iii) medical secrecy (medical professional privilege).

4. Employers’ obligations

The Law creates an obligation to establish internal reporting channels and procedures which applies to:

The obligation to set up internal reporting channels will apply from the entry into force of the Law. However, for private sector businesses with between 50 and 249 workers, the obligation is deferred to 17 December 2023.

The internal whistle-blowing procedure must meet certain criteria (including security and confidentiality, and clear and easily accessible information) and must be carried out within certain time limits. These can be summarised as follows:

5. Other reporting channels

In addition to the opportunity to report a breach of the law through an internal channel, a whistle-blower may also:

The Law states that internal reporting is the preferred procedure in the first instance. However, this is a recommendation and not an obligation.

6. Protection of whistle-blowers

Protection of whistle-blowers is a matter of public policy and is thus mandatory. It applies provided the whistle-blower has made a report within the meaning of the Law, is acting in good faith, and had reasonable grounds for believing the information reported was true and that its disclosure was necessary. A whistle-blower’s identity must remain confidential. They are also protected against any form of threatened, attempted, or actual retaliation (such as unfavourable modification of employment contract, withholding of promotion, or dismissal), which will be null and void by operation of law.

The Law introduces various measures to ensure effective protection for whistle-blowers. These include for instance reversal of the burden of proof in their favour, an expedited procedure before the competent courts, various types of remedies with different outcomes, and partial immunity from liability.

7. Sanctions

There are a number of penalties for non-compliance with the Law:

Finally, it is interesting to note that Parliament has encouraged the Luxembourg government to carry out a qualitative evaluation of the implementation of the Law, once it has been in force for two years.

[1] Natural persons who assist a whistle-blower in the reporting process in a work-related context, and whose assistance should remain confidential.

Author: Raphaëlle Carpentier

How we can help

Our Employment Law, Pensions and Benefits team is available to answer your questions, assist with reviewing or implementing your internal whistle-blowing policies and support your operation of the procedure.

Our Employment Law, Pensions & Benefits team


Protection des lanceurs d’alerte : ce que vous devez savoir de la nouvelle loi

Disclaimer : afin de prodiguer une information rapide et pratique aux employeurs pour qu’ils puissent se conformer à leurs obligations d’ici l’entrée en vigueur de la Loi (telle que définie ci-dessous), le présent contenu a été élaboré sur base du projet de loi n°7945 tel que commenté, débattu et soumis au vote à la chambre des députés en date du 16 mai 2023. L’attention du lecteur est attirée sur le fait que la version définitive de la Loi n’a pas été rendue officielle au moment de la diffusion de la présente publication et que la Loi telle que publiée pourrait contenir certaines subtilités supplémentaires à prendre en compte par la suite.

La Directive (UE) 2019/1937_ du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union aurait dû être transposée par le Grand-duché du Luxembourg le 17 décembre 2021.

Le projet de loi n°7945_ visant à transposer la Directive en droit luxembourgeois vient finalement d’être dispensé du deuxième vote constitutionnel et la loi devrait donc être publiée prochainement au Mémorial (la « Loi »).

La Loi vient profondément modifier le cadre juridique luxembourgeois existant. A défaut d’indication contraire, elle devrait entrer en vigueur le 4ème jour de sa publication au Journal Officiel.  

Voici les principaux éléments à retenir du point de vue du droit du travail luxembourgeois :

1. Objectif poursuivi

L’objectif est de créer un cadre législatif harmonisé afin de protéger les lanceurs d’alerte contre toutes les formes de représailles qui pourraient les dissuader ou les intimider, et ce, afin de garantir l’État de droit. La Loi vient donc in fine faire respecter, tout en l’encadrant, le droit à la liberté d’expression.

2. Secteurs concernés

Tous les acteurs économiques sont concernés par la Loi, aussi bien le secteur public que privé. En effet, les personnes suivantes peuvent notamment lancer l’alerte dans un contexte professionnel et donc être protégées : les travailleurs publics et privés, les candidats à l’embauche, les anciens travailleurs, les internes, les bénévoles, les indépendants, les actionnaires et dirigeants, les facilitateurs[1], les tiers et les entités juridiques ayant un lien avec le lanceur d’alerte.

3. Infractions visées

Si la Directive ne couvre que la révélation d’informations sur la violation d’un certain nombre de textes européens, la Loi a étendu le champ d’application à toute violation du droit national ou européen (actions ou omissions) et à tous les cas dans lesquels le lanceur d’alerte avait des motifs raisonnables de croire que les informations relevaient du champ d’application de la Loi. Toutefois, seules les informations obtenues dans un contexte professionnel sont couvertes.

La Loi prévoit un certain nombre d’exclusions de son champ d’application. Sont notamment exclus les lanceurs d’alerte dont les relations sont couvertes par (i) le secret des relations entre un avocat ou un notaire et son client, (ii) par le secret des délibérations judiciaires et (iii) le secret médical.

4. Obligations à charge des employeurs

La Loi crée notamment une obligation d’instituer des canaux et procédures de si­gnalement internes à charge :

L’obligation de mise en place de canaux de signalement internes sera applicable dès l’entrée en vigueur de la Loi. En revanche, pour les entreprises du secteur privé comptant entre 50 et 249 travailleurs, cette obligation est reportée au 17 décembre 2023.

La procédure de signalement interne devra remplir un certain nombre de critères (sécurité et confidentialité, informations claires et facilement accessibles, etc.) et se faire endéans certains délais, qui peuvent être schématisés comme suit :

5. Autres canaux de signalement

Outre la possibilité pour un lanceur d’alerte de signaler une violation de la loi en interne, il pourra également procéder à :

La Loi précise que le signalement interne est la procédure à privilégier en premier lieu mais il s’agit d’une recommandation et non d’une obligation.

6. Protection du lanceur d’alerte

La protection des lanceurs d’alerte est d’ordre public et elle s’applique à condition que le lanceur d’alerte ait fait un signalement au sens de la Loi, qu’il soit de bonne foi et ait eu des motifs raisonnables de croire que les informations signalées étaient véridiques et que leur révélation était nécessaire. Son identité doit rester confidentielle. Il est en outre protégé contre toutes menaces, tentatives ou formes de représailles (modification défavorable du contrat de travail, refus de promotion, licenciement, etc.) qui seront nulles de plein droit.

La Loi met en place différents procédés afin de garantir une protection efficace du lanceur d’alerte, notamment un renversement de la charge de la preuve à son profit, une procédure accélérée devant les juridictions compétentes, différents types de recours avec des finalités différentes et une déresponsabilisation partielle du lanceur d’alerte.

7. Sanctions

De multiples sanctions peuvent être encourues en cas de non-respect de la Loi :

Enfin, il est intéressant de noter que la Chambre des députés a invité le Gouvernement luxembourgeois à réaliser, deux ans après l’entrée en vigueur de la Loi, une évaluation qualitative de sa mise en application.

[1] Personnes physiques qui aident un auteur de signalement au cours du processus de signalement dans un contexte professionnel et dont l’aide devrait être confidentielle.

Author: Raphaëlle Carpentier

How we can help

Notre équipe Employment Law, Pension et Benefits se tient à votre disposition pour répondre à vos questions et vous accompagner dans la revue ou la mise en place de vos politiques internes en matière de lancement d’alerte ou pour vous assister dans le cadre de cette procédure.

Our Employment Law, Pensions & Benefits team


Schutz von Whistleblowern bzw. Hinweisgebern: Was Sie über das neue Gesetz wissen sollten

Disclaimer: Um Arbeitgeber schnell und praktisch zu informieren, damit sie ihren Verpflichtungen bis zum Inkrafttreten des Gesetzes (wie unten definiert) nachkommen können, wurde der vorliegende Inhalt auf der Grundlage des Gesetzentwurfs Nr. 7945 erstellt, wie er am 16. Mai 2023 in der Abgeordnetenkammer erläutert, diskutiert und zur Abstimmung gestellt wurde. Der Leser wird darauf hingewiesen, dass die endgültige Fassung des Gesetzes zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Publikation noch nicht offiziell bekannt gegeben wurde und dass das Gesetz in seiner veröffentlichten Form einige zusätzliche Feinheiten enthalten könnte, die später zu berücksichtigen sind.

Die Richtlinie (EU) 2019/1937_ des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, hätte vom Großherzogtum Luxemburg bis zum 17. Dezember 2021 umgesetzt werden müssen.

Der Gesetzentwurf Nr. 7945_ zur Umsetzung der Richtlinie in luxemburgisches Recht wurde schließlich von der zweiten verfassungsgemäße Abstimmung befreit, so dass das Gesetz in Kürze im Mémorial veröffentlicht werden dürfte (das “Gesetz“).

Das Gesetz ändert den bestehenden luxemburgischen Rechtsrahmen grundlegend. Sofern nicht anders angegeben, wird es voraussichtlich am 4. Tag nach seiner Veröffentlichung im Journal Officiel in Kraft treten.  

Hier sind die wichtigsten Punkte, die aus Sicht des luxemburgischen Arbeitsrechts zu beachten sind:

1. Verfolgtes Ziel

Ziel ist es, einen harmonisierten Rechtsrahmen zu schaffen, um HinweisgeberHinweisgeber vor allen Formen von Repressalien zu schützen, die sie abschrecken oder einschüchtern könnten, und um die Rechtsstaatlichkeit zu gewährleisten. Das Gesetz präzisiert demnach das Recht auf freie Meinungsäußerung, wenn auch in einem gewissen Rahmen.

2. Betroffene Sektoren

Alle Wirtschaftsakteure sind von dem Gesetz betroffen, sowohl der öffentliche als auch der private Sektor. So können unter anderem folgende Personen im beruflichen Kontext Whistleblowing betreiben und sind daher geschützt: öffentliche und private Arbeitnehmer, Bewerber, ehemalige Arbeitnehmer, interne Mitarbeiter, Freiwillige, Selbstständige, Aktionäre und Führungskräfte, Vermittler[1], Dritte und juristische Personen, die mit dem Hinweisgeber in Verbindung stehen.

3. Anvisierte Straftaten

Während die Richtlinie nur die Offenlegung von Informationen über die Verletzung einer Reihe von EU-Rechtsvorschriften abdeckt, hat das Gesetz den Anwendungsbereich auf jede Verletzung von nationalem oder EU-Recht (Handlungen oder Unterlassungen) und auf alle Fälle ausgeweitet, in denen der Hinweisgeber vernünftigen Grund zu der Annahme hatte, dass die Informationen in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen. Es fallen jedoch nur Informationen darunter, die in einem beruflichen Kontext erlangt wurden.

Das Gesetz sieht eine Reihe von Ausnahmen von seinem Anwendungsbereich vor. Insbesondere sind Hinweisgeber ausgeschlossen, deren Beziehungen unter (i) die sich aus der Beziehung zwischen einem Anwalt oder Notar und seinem Klienten ergebende Schweigepflicht, (ii) das Beratungsgeheimnis der Gerichte und (iii) das Arztgeheimnis fallen.

4. Pflichten der Arbeitgeber

Das Gesetz schafft insbesondere eine Verpflichtung, interne Meldekanäle und -verfahren einzurichten, für:

Die Verpflichtung zur Einrichtung interner Meldekanäle wird ab dem Inkrafttreten des Gesetzes gelten. Für Unternehmen des privaten Sektors mit 50 bis 249 Beschäftigten wird diese Pflicht hingegen auf den 17. Dezember 2023 verschoben.

Das interne Meldeverfahren muss eine Reihe von Kriterien erfüllen (Sicherheit und Vertraulichkeit, klare und leicht zugängliche Informationen usw.) und innerhalb bestimmter Fristen erfolgen, die sich wie folgt darstellen lassen:

5. Alternative Meldekanäle

Neben der Möglichkeit für einen Hinweisgeber, einen Gesetzesverstoß intern zu melden, kann er auch:

Das Gesetz stellt klar, dass die interne Meldung das zuerst zu bevorzugende Verfahren ist, aber es handelt sich dabei um eine Empfehlung und nicht um eine Verpflichtung.

6. Schutz des Hinweisgebers

Der Schutz von Hinweisgebern ist zwingendes Recht und gilt unter der Voraussetzung, dass der Hinweisgeber eine Meldung im Sinne des Gesetzes gemacht hat, gutgläubig ist und vernünftigen Grund zu der Annahme hatte, dass die gemeldeten Informationen wahrheitsgemäß sind und ihre Offenlegung notwendig ist. Seine Identität muss vertraulich behandelt werden. Er ist außerdem vor allen Drohungen, Versuchen oder Formen von Vergeltungsmaßnahmen (ungünstige Änderung des Arbeitsvertrags, Verweigerung einer Beförderung, Entlassung usw.) geschützt, die von Rechts wegen nichtig sind.

Das Gesetz führt verschiedene Verfahren ein, um einen wirksamen Schutz des Hinweisgebers zu gewährleisten. Dazu gehören eine Umkehr der Beweislast zu seinen Gunsten, ein beschleunigtes Verfahren vor den zuständigen Gerichten, verschiedene Arten von Rechtsbehelfen mit unterschiedlichen Zielen und eine teilweise Befreiung des Hinweisgebers von der Schadensersatzpflicht.

7. Sanktionen

Bei Nichteinhaltung des Gesetzes können vielfältige Sanktionen drohen:

Schließlich ist es interessant zu erwähnen, dass die Abgeordnetenkammer die luxemburgische Regierung aufgefordert hat, zwei Jahre nach Inkrafttreten des Gesetzes eine qualitative Bewertung seiner Umsetzung durchzuführen.

[1] Natürliche Personen, die einen Ausschreiber während des Ausschreibungsprozesses in einem professionellen Kontext unterstützen und deren Hilfe vertraulich sein sollte.

Author: Raphaëlle Carpentier

How we can help

Unser Employment Law, Pension and Benefits Team steht Ihnen zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten und Sie bei der Überprüfung oder Einführung Ihrer internen Richtlinien für Whistleblowing zu unterstützen oder Ihnen im Zusammenhang mit diesem Verfahren beizustehen.

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