22/02/2022
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With the new law of 11 February 2022, the Luxembourg legislator has once again changed the rules of the game by amending the law of 17 July 2020 on measures to combat the COVID-19 pandemic. The measures to fight the pandemic have largely been relaxed, and now include the following (among others):
- the CovidCheck regime is now optional at the workplace (but the 3G scheme remains applicable when the regime is used);
- the 11.00 p.m. curfew applicable to bars, coffeehouses and restaurants has been lifted and certain exceptions have been introduced with respect to setting up and amending a work organisation plan (plan d’organisation du travail – POT);
- sanitary requirements for gatherings have been relaxed.
To help our clients comply with their obligations and keep abreast of the challenges they face, we created a COVID-19 platform at the outset of the pandemic. It is updated regularly and responds to our clients’ most frequently asked questions about the “new normal”.
Here are some of the most recent answers we’ve been able to provide:
1. What are the applicable Covid rules for the workplace?
Starting on 11 February 2022 (and in theory, until 30 April 2022) carrying out the CovidCheck regime at the workplace is optional. If the CovidCheck regime is in place, there is no requirement to wear masks or stay 2 metres apart, although the Health Ministry still recommends that this be done.
If no CovidCheck regime is in place, face masks are mandatory in areas in which the public is free to circulate, in enclosed spaces and at gatherings over 10 people.
In general, the following rules apply for gatherings over 10 people:
- gatherings of 11 to 50 people: individuals must wear masks and keep at least 2 metres apart;
- gatherings of 51 to 200 people: additionally, individuals must be assigned seats;
- gatherings of 201 to 2,000 people: the CovidCheck regime must be used, or individuals must wear masks and be assigned seats at least 2 metres apart.
Your contact for more details: employment@arendt.com
(Updated on 22/02/22)
2. What are my obligations of notification and control as an employer under the CovidCheck regime?
Applying the CovidCheck regime at the workplace is optional.
Employers who want to apply this option must give prior notice to the competent authorities that they are using the CovidCheck regime. However, establishments or events or activities where it is required to set up a mandatory CovidCheck regime are excluded from this obligation to give prior notice (e.g. facilities open to the public, gatherings, protests and events, as well as certain sectors).
Because it is now voluntary to have a CovidCheck regime in place at the workplace, employers who choose this option are required to abide by the notification requirement.
If employers decide to keep the CovidCheck regime in place, they must also continue to check whether their employees have a valid certificate to access company premises.
However, employers are not required to ensure that certificates remain valid all day, nor to check when they will expire. Only a single check must be performed when an employee first enters the premises in order for the employer to satisfy its obligations under the CovidCheck regime. This control by the employer is therefore valid for the rest of the day. It is the employees’ responsibility to ensure that their certificates are valid.
If an employer does not wish to scan every employee’s certificate with the Covidcheck.lu app each day, it remains possible for the employer to draw up a list of certificate-holding employees with each person’s first name, family name and certificate expiry date. Employees must register for such lists voluntarily, and must not be compelled to do so. In the course of this process, employers must ensure that data protection requirements are met.
Useful link: Notification form
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(Updated on 22/02/22)
3. I want to apply the CovidCheck regime. Do I need the approval of the staff representatives?
In principle, for companies of less than 150 employees, employers are required to inform and consult the staff delegation and obtain the opinion of the company’s health and safety representative (délégué à la sécurité et à la santé) before implementing the optional CovidCheck regime. For companies with 150 employees or more, the staff delegation must agree to the implementation of the optional CovidCheck regime, according to the Labour Code.
However, please note that an agreement was reportedly reached between the social partners and the Luxembourg government on 11 February 2022, although it has not yet been published. It is said to provide that the staff delegation’s agreement must be obtained in order to apply the CovidCheck regime irrespective of the number of employees. For the present time, given the lack of clarity and established legal basis, it is our view that the safest approach would therefore be to obtain the prior agreement of the staff delegation (if any) as far as possible, in order to continue applying the CovidCheck regime.
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(Updated on 22/02/22)
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Disclaimer: In order to quickly provide employers with practical information allowing them to comply with their obligations as soon as possible, this content was prepared on the basis of the law of 17 July 2020 on measures to combat the COVID-19 pandemic, as amended on 11 February 2022, before the publication of the tripartite agreement between employers’ representatives, trade unions and the Luxembourg government signed on 11 February 2022. Readers should note that such an agreement may contain additional nuance that should be taken into account.
S’adapter aux évolutions constantes de la législation COVID-19
Avec la nouvelle loi du 11 février 2022, le législateur luxembourgeois a une fois de plus changé les règles du jeu en modifiant la Loi du 17 juillet 2020 portant introduction d’une série de mesures de lutte contre la pandémie COVID-19. Les mesures destinées à lutter contre la pandémie ont largement été assouplies et comprennent désormais (entre autres) les points suivants :
- le régime CovidCheck est désormais facultatif sur le lieu de travail (mais le modèle 3G reste applicable lorsque le régime est utilisé) ;
- le couvre-feu à 23 heures applicable aux bars, cafés et restaurants a été levé et certaines exceptions ont été introduites concernant l’établissement et la modification du plan d’organisation du travail (POT) ;
- les restrictions sanitaires relatives aux rassemblements ont été assouplies.
Afin d’aider nos clients à se conformer à leurs obligations et les tenir informés des défis auxquels ils peuvent être confrontés, nous avons créé, dès le début de la pandémie, une plateforme COVID-19. Celle-ci est mise à jour régulièrement et répond aux questions les plus fréquemment posées par nos clients sur la « nouvelle normalité ».
Voici certaines des réponses les plus récentes que nous avons pu apporter :
1. Quelles sont les règles Covid applicables au lieu de travail ?
À compter du 11 février 2022 (et, en théorie, jusqu’au 30 avril 2022), le recours au régime CovidCheck sur le lieu de travail est facultatif. Si le régime CovidCheck est en place, le port du masque et la distanciation sociale (2 mètres) ne sont pas obligatoires, bien que la Direction de la santé recommande toujours ces gestes barrières.
Si aucun régime CovidCheck n’est en place sur le lieu de travail, le port du masque est obligatoire dans les zones où le public est libre de circuler, dans les lieux fermés et lors de rassemblements de plus de 10 personnes.
De manière générale, les règles suivantes s’appliquent aux rassemblements de plus de 10 personnes :
- rassemblements de 11 à 50 personnes : les personnes doivent porter le masque et se tenir à au moins 2 mètres les unes des autres ;
- rassemblements de 51 à 200 personnes : les personnes doivent de surcroît se voir attribuer des places assises ;
- rassemblements de 201 à 2 000 personnes : le régime CovidCheck doit être mis en place, alternativement les personnes doivent porter le masque et se voir attribuer des places assises espacées d'au moins 2 mètres.
Votre contact pour plus de précisions : employment@arendt.com
(Mis à jour le 22/02/22)
2. Quelles sont mes obligations de notification et de contrôle en tant qu’employeur dans le cadre du régime CovidCheck ?
Le recours au régime CovidCheck sur le lieu de travail est facultatif.
Les employeurs qui souhaitent utiliser le régime CovidCheck doivent notifier préalablement les autorités compétentes. Cependant, les établissements ou les événements ou activités pour lesquels il est obligatoire d’instaurer un régime CovidCheck sont dispensés de cette obligation de notification préalable (par ex. les établissements accueillant un public, les rassemblements, les manifestations et les événements, ainsi que certains secteurs d’activité).
Dans la mesure où la mise en place d’un régime CovidCheck sur le lieu de travail est désormais volontaire, les employeurs qui choisissent cette option sont tenus de se conformer à l’obligation de notification.
Les employeurs qui décident de maintenir le régime CovidCheck sur le lieu de travail doivent également continuer à vérifier que leurs salariés disposent d’un certificat valide pour accéder aux locaux de l’entreprise.
Toutefois, les employeurs ne sont pas tenus de s’assurer que les certificats soient valides toute la journée, ni de vérifier quand ils vont expirer. Un contrôle unique doit dès lors être effectué lorsque le salarié se présente pour la première fois dans les locaux de l’entreprise pour que l’employeur satisfasse à ses obligations dans le cadre du régime CovidCheck. Ce contrôle par l’employeur est donc valable pour le reste de la journée. Il appartient aux salariés de s’assurer de la validité de leur certificat.
Si un employeur ne souhaite pas scanner quotidiennement le certificat de chaque salarié avec l’application Covidcheck.lu, il a la possibilité de dresser une liste des salariés détenteurs d’un certificat, en y indiquant leurs prénoms, leurs noms de famille et la date d’expiration de leurs certificats. L’inscription des salariés sur ces listes doit être volontaire : ils ne peuvent pas être contraints de le faire. Dans le cadre de ce processus, l’employeur doit veiller à ce que les exigences en matière de protection des données soient respectées.
Lien utile : Formulaire de notification
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(Mis à jour le 22/02/22)
3. Je souhaite appliquer le régime CovidCheck. Dois-je obtenir l’accord des représentants du personnel ?
En principe, pour les entreprises de moins de 150 salariés, l’employeur est tenu d’informer et de consulter la délégation du personnel et de recueillir l’avis du délégué à la sécurité et à la santé de l’entreprise avant d’appliquer le régime CovidCheck facultatif. Pour les entreprises de plus de 150 salariés, la délégation du personnel doit donner son accord pour la mise en place du régime CovidCheck facultatif, conformément au Code du travail.
Il convient toutefois noter qu’un accord aurait été conclu entre les partenaires sociaux et le gouvernement luxembourgeois le 11 février 2022, bien qu’il n’ait pas encore été publié. Celui-ci prévoirait la nécessité d’obtenir l’accord de la délégation du personnel pour appliquer le régime CovidCheck, quel que soit le nombre de salariés dans l’entreprise. Pour l’instant, eu égard au manque de clarté et de base légale établie, nous estimons que l’approche la plus sûre serait, dans la mesure du possible, d’obtenir l’accord préalable de la délégation du personnel (le cas échéant) pour continuer à appliquer le régime CovidCheck.
Votre contact pour plus de précisions : employment@arendt.com
(Mis à jour le 22/02/22)
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Avertissement : Afin de fournir rapidement aux employeurs des informations pratiques leur permettant de se conformer à leurs obligations dans les meilleurs délais, ce contenu a été élaboré sur la base de la loi du 11 février 2022 portant modification de la loi modifiée du 17 juillet 2020 sur les mesures de lutte contre la pandémie COVID-19, avant publication de l’accord tripartite entre les représentants des employeurs, les syndicats et le gouvernement luxembourgeois signé le 11 février 2022. Le lecteur est prié de noter qu’un tel accord peut contenir des nuances supplémentaires qu’il conviendra de prendre en compte.
Navigationshilfe Durch Die Sich Ständig Ändernde COVID-19-Gesetzgebung
Mit dem neuen Gesetz vom 11. Februar 2022 hat der luxemburgische Gesetzgeber die Spielregeln erneut geändert, indem er das Gesetz vom 17. Juli 2020 über Maßnahmen zur Bekämpfung der COVID-19-Pandemie angepasst hat. Die Maßnahmen zur Bekämpfung der Pandemie wurden weitgehend gelockert und umfassen nun (unter anderem) Folgendes:
- Die CovidCheck-Regelung ist nun am Arbeitsplatz optional (das 3G-System bleibt jedoch anwendbar, wenn die Regelung genutzt wird).
- Die Sperrstunde um 23.00 Uhr für Bars, Cafés und Restaurants wurde aufgehoben und es wurden bestimmte Ausnahmen für die Erstellung und Änderung eines Arbeitsorganisationsplans (plan d'organisation du travail – POT) eingeführt.
- Die Hygienevorschriften für Versammlungen wurden gelockert.
Wir wollen unsere Kunden bei der Einhaltung ihrer Verpflichtungen unterstützen und sie über die Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert sind, auf dem Laufenden halten. Deshalb haben wir zu Beginn der Pandemie eine COVID-19-Plattform eingerichtet. Sie wird regelmäßig aktualisiert und beantwortet die am häufigsten gestellten Fragen unserer Kunden zur „neuen Normalität“.
Hier sind einige der neuesten Antworten, die wir geben können:
1. Wie Lauten Die Geltenden COVID-Regeln Am Arbeitsplatz?
Ab dem 11. Februar 2022 (und theoretisch bis zum 30. April 2022) ist die Befolgung der CovidCheck-Regelung am Arbeitsplatz freiwillig. Wenn die CovidCheck-Regelung angewendet wird, ist das Tragen von Mund-Nasen-Schutz oder ein Abstand von 2 Metern nicht vorgeschrieben, obwohl das Ministerium für Gesundheit dies weiterhin empfiehlt.
Wird die CovidCheck-Regelung nicht genutzt, ist das Tragen von Mund-Nasen-Schutz in Bereichen, in denen sich die Öffentlichkeit frei bewegen kann, in geschlossenen Räumen und bei Versammlungen mit mehr als 10 Personen vorgeschrieben.
Im Allgemeinen gelten für Versammlungen mit mehr als 10 Personen die folgenden Regeln:
- Versammlungen von 11 bis 50 Personen: Die Personen müssen Mund-Nasen-Schutz tragen und einen Mindestabstand von 2 Metern einhalten.
- Versammlungen von 51 bis 200 Personen: Zusätzlich müssen den einzelnen Personen Sitzplätze zugewiesen werden.
- Versammlungen von 201 bis 2.000 Personen: Die CovidCheck-Regelung ist anzuwenden oder die Personen müssen Mund-Nasen-Schutz tragen und Sitzplätze mit einem Mindestabstand von 2 Metern zugewiesen bekommen.
Ihr Ansprechpartner für mehr Details: employment@arendt.com
(Aktualisiert am 22/02/22)
2. Welche Melde- Und Kontrollpflichten Habe Ich Als Arbeitgeber Im Rahmen Der Covidcheck-Regelung?
Die Anwendung der CovidCheck-Regelung am Arbeitsplatz ist optional.
Arbeitgeber, die diese Option nutzen möchten, müssen den zuständigen Behörden mitteilen, dass sie die CovidCheck-Regelung anwenden. Von dieser Meldepflicht ausgenommen sind jedoch Betriebe und Veranstaltungen oder Aktivitäten, bei denen die Einrichtung eines obligatorischen CovidCheck-Systems vorgeschrieben ist (zum Beispiel öffentlich zugängliche Einrichtungen, Versammlungen, Demonstrationen und Veranstaltungen sowie bestimmte Branchen).
Da die Einrichtung eines CovidCheck-Systems am Arbeitsplatz nun freiwillig ist, müssen sich Arbeitgeber, die diese Option wählen, an die Mitteilungspflicht halten.
Entscheiden sich Arbeitgeber für die Beibehaltung des CovidCheck-Systems, müssen sie auch weiterhin überprüfen, ob ihre Mitarbeiter über ein gültiges Zertifikat für den Zugang zum Firmengelände verfügen.
Die Arbeitgeber müssen jedoch weder sicherstellen, dass die Zertifikate den ganzen Tag über gültig sind, noch müssen sie prüfen, wann sie ablaufen. Es genügt eine einmalige Kontrolle beim ersten Betreten des Betriebsgeländes, damit der Arbeitgeber seine Verpflichtungen im Rahmen der CovidCheck-Regelung erfüllt hat. Diese Kontrolle durch den Arbeitgeber gilt also für den Rest des Tages. Es liegt in der Verantwortung der Arbeitnehmer, dafür zu sorgen, dass ihre Zertifikate gültig sind.
Wenn ein Arbeitgeber nicht jeden Tag das Zertifikat jedes Arbeitnehmers mit der App Covidcheck.lu scannen möchte, kann er eine Liste der Arbeitnehmer, die ein Zertifikat besitzen, mit dem Vornamen, dem Familiennamen und dem Ablaufdatum des Zertifikats erstellen. Die Arbeitnehmer müssen sich freiwillig in diese Listen eintragen und dürfen nicht dazu gezwungen werden. Dabei muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Anforderungen des Datenschutzes eingehalten werden.
Nützlicher Link: Mitteilungsformular
Ihr Ansprechpartner für mehr Details: employment@arendt.com
(Aktualisiert am 22/02/22)
3. Ich Möchte Das Covidcheck-System Anwenden. Brauche Ich Die Zustimmung Der Personalvertretung?
Grundsätzlich müssen Arbeitgeber in Unternehmen mit weniger als 150 Beschäftigten die Personalvertretung informieren und konsultieren und die Stellungnahme des Sicherheits- und Gesundheitsbeauftragten des Unternehmens (délégué à la sécurité et à la santé) einholen, bevor sie das optionale CovidCheck-System einführen. Bei Unternehmen mit 150 oder mehr Beschäftigten muss die Personalvertretung gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der Einführung des optionalen CovidCheck-Systems zustimmen.
Bitte beachten Sie jedoch, dass Berichten zufolge die Sozialpartner und die luxemburgische Regierung am 11. Februar 2022 eine Vereinbarung getroffen haben, die allerdings noch nicht veröffentlicht wurde. Sie soll vorsehen, dass die Zustimmung der Personalvertretung Regelung unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten eingeholt werden muss, damit die CovidCheck- angewendet werden kann. In Anbetracht des Mangels an Klarheit und einer gesicherten Rechtsgrundlage ist es unseres Erachtens derzeit am sichersten, die vorherige Zustimmung der Personalvertretung (falls vorhanden) einzuholen, um die CovidCheck-Regelung weiterhin anzuwenden.
Ihr Ansprechpartner für mehr Details: employment@arendt.com
(Aktualisiert am 22/02/22)
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Haftungsausschluss: Um den Arbeitgebern schnellstmöglich praktische Informationen zur Verfügung zu stellen, die es ihnen ermöglichen, ihren Verpflichtungen nachzukommen, wurde dieser Inhalt auf der Grundlage des Gesetzes vom 17. Juli 2020 über Maßnahmen zur Bekämpfung der COVID-19-Pandemie in der am 11. Februar 2022 geänderten Fassung und vor der Veröffentlichung der am 11. Februar 2022 unterzeichneten dreiseitigen Vereinbarung zwischen Arbeitgebervertretern, Gewerkschaften und der luxemburgischen Regierung verfasst. Leser sollten beachten, dass eine solche Vereinbarung zusätzliche Feinheiten enthalten kann, die berücksichtigt werden sollten.
